Makalah Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (1/2)

Pendahuluan

Pengembangan system dengan metode SDLC tidak selalu cocok untuk semua keadaan. Untuk keadaan dimana system informasi harus segera digunakan, pengembangan dengan metode SDLC yang membangun system dengan waktu yang lama sudah tidak tepat lagi. Misalnya dibutuhkan system informasi yang harus segera digunakan. Jika dikembangkan dengan SDLC maka system ini hanya dapat digunakan jika sudah selesai dikembangkan. Oleh karena itu, untuk kasus-kasus tertentu, diperlukan metode pengembangan system yang lain. Pengembangan system metode alternatif ini dapat berupa pengembangan system metode:

·         Pemilihan Model Pengembangan Sistem Informasi

·         Perbandingan Metode Konvensional dengan Metode Alternatif

·         Paket

·         Outsourcing

·         End - User Development

·         Prototyping

            Pada umumnya materi pengembangan system teknologi informasi metode alternative menjelaskan atau menerangkan ada dua konsep pada penelitian atau pengembangan yaitu Metode Konvensional dan Metode Alternatif. Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (Sistem development life cycle), STI di kembangkan oleh analisis system. Analisis system (system analyst). Pemakai system dapat menerima informasi yang dibutuhkan baik secara off line maupun online.

            Sedangkan pada metode alternativ dapat berupa pengembangan system metode paket (package), metode prototype (prototyping), metode pengembangan oleh pemakai  (end – user computing atau end user development) dan metode outsourcing. Dengan memperhatikan kekurangan – kekurangan dan kelebihan- kelebihan pada empat metode berbeda. Sesuai dengan proyek yang bersangkutan atau penelitian.

Pemilihan Metode Pengembangan Sistem Informasi

Beberapa factor menentukan pemilihan metode pengembangan sistem teknologi informasi. Factor-faktor tersebut antara lain:

1.      Ketersediaan paket,

2.      Sumber daya system teknologi informasi,

3.      Dampak dari system, dan

4.      Jadwal pemakaian system.

Prioritas pertama pemilihan metode pengembangan system teknologi informasi (STI) umumnya adalah jatuh pada paket. Ketersediaan paket perlu diperiksa. Banyak paket yang tersedia untuk aplikasi paket yang umum, misalnya aplikasi akuntansi, operasi-operasi pokok perbankan, dan lainnya. Untuk aplikasi yang khusus, misalnya DSS untuk permasalahan yang unik, biasanya tidak tersedia paketnya, sehingga harus dikembangkan sendiri.

Jika paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh factor kemampuan sumber daya (resources) dari department system teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsorcing.

Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah metode EUC adalah metode prototipyng. Pertimbangan metode ini adalah jadwal pemakaian STI yang harus segera tidak dapat menunggu terlalu lama lagi. Metodeprototipyng banyak digunakan untuk mengembangkan STI yang harus segera dioperasikan jika tidak proses pengambilan keputusan akan menjadi terlambat.Jika jadwal pemakain system masih lama dalam arti STI tidak harus diselesaikan dan dioperasikan dengan segera, metode SDLC dapat dipilih. Diagram alir berikut ini menunjukan proses pemilihan metode pengembangan STI berdasarkan factor-faktor yang dipertimbangkan. 

Gambar Pemilihan metode-metode pengembangan STI

Perbandingan Metode Konvensional dengan Metode Alternatif

Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (system development life cycle), STI dikembangkan oleh analis system. Analis system (system analyst) adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan system secara professional. Alasan menggunakan analis system di metode SDLC adalah karena metode ini digunakan untuk mengembangkan system teknologi informasi yang kompleks. STI yang kompleks perlu di analis oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga permasalahan dapat di pecahkan dan kebutuhan pemakai system dapat diidentifikasi dengan benar. Setelah STI berhasil dikembangkan oleh analis system, STI ini umumnya dioperasikan oleh departemen system informasi. Pemakai system dapat menerima informasi yang dibutuhkan baik secara off-line, yaitu dengan menerima informasi yang didistribusikan oleh departemen system informasi secara periodic atau secara on-line, yaitu dengan mengakses informasi melalui terminal di pemakai system ke basis data di departemen system informasi.

Pengembangan STI model outsourcing dilakukan oleh pihak ketiga dan sekaligus dioprasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan STI ini dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga atau dapat menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang mengoprasikan STI ini.

     Table berikut ini menunjukkan perbedaan siapa yang mengembangkan dan siapa yang mengoprasikan antara metode – metode pengembangan sistem yang ada

Paket

Paket yang tersedia dapat berupa program aplikasi yang sederhana, misalnya hanya aplikasi penggajian atau aplikasi persediaan saja di fungsi akuntansi sampai ke program aplikasi yang lengkap dan komplek misalnya ERP. Jika paket tersedia, perusahaan tidak perlu merancang dan menulis sendiri program aplikasinya.

            Di dalam memilih paket, tiga faktor perlu di perhatikan. Faktor – faktor ini adalah sebagai berikut ini:

1.       Spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Spesifikasi merupakan kemampuan paket yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2.       Ketersediaan paket.

Setelah spesifikasi perusahaan sudah dapat diidentifikasikan, perusahaan dapat    mencari   paket aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3.       Mengevaluasi kebutuhan paket.

Dari beberapa paket yang tersedia yang memenuhi kebutuhan perusahaan, paket yang dipilih harus yang paling baik dalam arti yang kemampuan paketnya paling memenuhi kebutuhan perusahaan. Beberapa kriteria harus di perhatikan dalam mengevaluasi kemampuan paket.

Tiga hal dapat dilakukan oleh perusahaan setelah paket yang dicari ditemukan dan dipilih yaitu sebagai berikut ini.

1.        Paket digunakan tanpa perubahan.

Paket seperti ini biasanya adalah paket yang sederhana atau paket untuk aplikasi yang umum, misalnya paket untuk aplikasi akuntansi (misalnya MYOB, DacEasy, Peachtree dan lainnya) biasanaya bersifat umum dan dapat di gunakan di hampir semua organisasi tanpa harus di adakan modifikasi.

2.       Paket di modifikasi.

 Kasus ini biasanya dilakukan jika:

a.   Kebutuhan yang di minta oleh perusahaan belum dapat di penuhi oleh paket yang di pilih.

b.   Yang di anggap benar adalah proses dari perusahaan bukan proses dari paket sehingga paket harus menyesuaikan perusahaanya.

3.      Perusahaan yang di modifikasi.

Kasus ini merupakan kebalikan dari kasus di atas. Kasus ini biasanya di lakukan jika :

a.   Kebutuhan yang diminta sudah dipenuhi oleh paket yang dipilih.

b.   Yang dianggap benar adalah proses dari paket bukan proses dari perusahaan sehingga perusahaan yang harus disesuaikan.

Proses ini biasanya dilakukan jika perusahaan akan mengadakan rekayasa proses bisnis (business process reengineering atau BPR) melalui penggunaan teknologi sistem informasi. BPR merupakan perubahan proses yang radikal dan dipercaya akan lebih efektip jika di gunakan sistem teknologi informasi. Paket mempunyai beberapa kelebihan – kelebihan sebagai berikut ini:

Kelebihan paket:

1.      Kualitas paket yang baik.

2. Dapat digunakan dengan seketika
3. Harga paket relatif murah
4. Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering atau BPR)
5. Kompatibel dengan sesama pengguna paket.

Kekurangan Paket:

1. Tidak sesuai dengan aplikasi yang unik
2. Perbaikan, modifikasi dan pengambangan paket sulit dikerjakan sendiri
3. Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya.
4. Ketergantungan dari pemasok

Outsourcing

Jika paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh factor kemampuan sumber daya (resources)dari departemen system teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.

a.       Kelebihan-kelebihan dan Kekurangan-kekurangan Outsourcing

Outsourcing menjadi pilihan karena mempunyai beberapa kelebihan-kelebihan sebagai berikut ini :

1.      Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakanoutsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.

2.      Mengurangi waktu proses, karena beberapaoutsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

3.      Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

4.      Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan piahak outsourcer mempunyainya.

5.      Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.

6.      Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

7.      Mengurangi resiko kagagalan investasi yang mahal.

8.      Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat – saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak di manfaatkan pada waktu yang lainnya.

9.      Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan ini adalah sebagai berikut ini.

1.      Jika aplikasi yang di-outsource  adalah aplikasi yang stratejik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat ditiru oleh pesaingnya yang jug a dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.

2.      Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus di hubungi terlebih dahulu.

3.      Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

4.      Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

b.      Keputusan Insourcing lawan Outsourcing

Berdasarkan Besarnya Budjet

Dari keputusan insourcing  atau ousourcing dapat ditentukan sebagai berikut ini.

1.   De facto insourcing.

Keputusan ini merupakan keputusan 100% budjet untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.

2.   Total in-sourcing.

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80% budjet) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

3.   Selective outsourcing.

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80% budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.

4.   TotaL outsourcing.

Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80% budget) pengembangan dan operasi kegiatan IT kepada penyedia jasa luar.

Berdasarkan Jenis Aplikasinya : Strategik dan Kritikal

Selain outsourcing sekarang menjadi alternative untuk dipilih, tidak setiap aplikasi tepat untuk di outsource-kan. Petuah konvensional mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi yang dapat di outsource-kan adalah aplikasi-aplikasi yang jenisnya tidak strategic dan tidak kritikal.

Menurut petuah konvensional ini, jika aplikasi bersifat strategic dan di outsource-kan, maka akan kehilangan keuntungan kompetisinya sehingga tidak menjadi strategic lagi. Kehilangan keuntungan kompetisinya karena outsource dapat menyediakan jasa semacam kepada pesaing, sehingga pesaing dapat mempunyai aplikasi yang sama.

            Petuah konvensional juga menyarankan untuk tidak mengoutsource-kan aplikasi-aplikasi yang kritis, dengan alasan jika terjadi gangguan dengan aplikasinya, maka akan sangat terlambat untuk diperbaiki karena aplikasi tersebut dikerjakan di tempat outsourcer yang terpisah dari tempat perusahaan.

Berdasarkan Kontribusi Aktivitas TI terhadap Operasi dan Posisi Bisnis.

Keputusan apakah system teknologi informasi akan di-outsource atau di-insource dapat juga ditentukan dengan kontribusi aktivitas TI tersebut terhadap operasi dan posisi bisnis. Dengan demikian terdapat dua dimensi untuk mengevaluasi keputusan outsourcing ini, yaitu sebagai berikut:

1.      Kontribusi TI terhadap posisi bisnis, terdiri dari:

a.   Diferensiasi (differentiation), yaitu aktivitas TI memberi  yaitu aktivitas TI memberi kontribusi posisi bisnis yang stratejik yang dapat membuat perusahaan berbeda dengan perusahaan lainnya.

b.   Komoditas (commodity), yaitu aktivitas TI hanya seperti komoditas biasa tidak menyumbangkan posisi stratejik pada perusahaan.

2.      Kontribusi TI terhadap operasi bisnis, terdiri dari:

a.   Kritikal (critical), yaitu TI digunakan untuk operasi bisnis yang kritikal.

b.   Berguna (useful), yaitu TI sangat berguna untuk digunakan pada operasi bisnis, tetapi bukan untuk operasi bisnis yang kritikal.

 Dari dua dimensi ini dapat diperoleh empat kategori kontribusi TI terhadap operasi dan posisi bisnis sebagai berikut ini:

ü  Diferensiasi Kritikal (critical differentiation).

Aktivitas TI dapat memberikan kontribusi posisi stratejik pada perusahaan dan pada operasi yang kritikal, sehingga aplikasi TI harus dikembangkan dan dioperasikan sendiri di dalam perusahaan. Kategori ini disebut insource.

ü  Komoditas Kritikal (critical commodities).

Aktivitas TI digunakan untuk operasi perusahaan yang kritikal tetapi tidak memberikan posisi yang stratejik pada perusahaan. Apikasi TI semacam ini dapat di-outsource-kan, sejauh masalah kritikal yang mungkin terjadi harus dipikirkan dan diatasi. Kategori ini disebut best source.

ü  Komoditas Berguna (useful commodities).

Aktivitas TI tidak digunakan untuk operasi yang kritikal dan tidak memberikan posisi stratejik pada perusahaan. Aplikasi TI semacam ini sangat mungkin untuk di-outsource-kan. Kategori ini disebut dengan outsource.

ü  Diferensiasi Berguna (useful differentiation).

Aktivitas TI tidak digunakan untuk operasi yang kritikal tetapi memberikan posisi stratejik pada perusahaan. Aplikasi TI semacam ini sebaiknya tidak untuk di-outsource-kan. Kategori ini disebut dengan eliminate atau migrate.

 Gambar Keputusan Outsourcing Berdasarkan Posisi dan Operasi Bisnis.

Berdasarkan Analisis Strategic Grid

      Aplikasi TI yang memberikan posisi stratejik kepada perusahaan sebaiknya tidak di-outsource tetapi dikembangkan dan di operasikan di internal perusahaan. McFarlan dan McKenney`s strategic grid dapat digunakan untuk menganalisis kontribusi TI terhadap posisi stratejik perusahaan. Posisi perusahaan di dalam strategic grid ditentukan oleh dua dimensi, yaitu:

1.   Ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang dan

2.   Portofolio pengembangan aplikasi-aplikasi TI di masa depan (ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI di masa depan).

Dari kedua dimensi ini diperoleh empat kuadran, yaitu:

ü  Factory dengan rekomendasi aplikasi TI untuk di-outsource,

ü  Strategic dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource,

ü  Support dengan rekomendasi aplikasi TI untuk di-outsource dan

ü  Turnaround dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource.

      Untuk menentukan posisi aplikasi TI di strategic grid untuk masing-masing dimensi dapat dianalisa lewat pengisian daftar pertanyaan yang sudah disediakan oleh Cash et al. (1992). 

Baca Juga : Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (2/2)