Makalah Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (2/2)

Strategi Kontrak

Jika keputusan di-outsource-kan sudah diputuskan, maka langkah berikutnya adalah mengevaluasi beberapa strategi kontrak yang tersedia. Evaluasi strategi kontrak menggunakan dua buah dimensi sebagai berikut ini:

1.     Gaya Pembelian (Purchasing style) yang menjelaskan gaya hubungan antara perusahaan dengan penyedia jasa outsourcing yang terdiri dari:

a.       Transaksi (Transaction) yaitu pembelian yang regular dengan kontrak tepat waktu.

b.      Hubungan baik (Relationship) yaitu hubungan pembelian dalam bentuk partnership.

2.     Focus Pembelian (Purchasing focus) yaitu menjelaskan siapa yang akan mengoperasikan dan mengelola aktifitas-aktifitas TI yang terdiri dari:

a.       Sumber daya (Resources) yaitu aktifitas-aktifitas TI dikelola sendiri oleh departemen TI  internal dengan sumber dayanya diperoleh dari outsourcer.

b.      Hasil (Result) yaitu outsourcer mengelola aktifitas-aktifitas TI dan perusahaan hanya menerima hasil akhirnya saja.

Kombinasi dari dua dimensi dapat diperoleh empat macam alternative kontrak outsourcing sebagai berikut ini:

1.      Beli-dalam (Buy-In) yaitu outsourcer menyediakan sumber daya TI semacam pemrogram komputer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Departemen TI internal bertanggung jawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerja antar perusahaan denga outsourcer adalah hubungan bisnis jangka pendek.

2.      Pemasok terpilih (Preferred suppliers) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrograman komputer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Departemen TI internal bertanggung jawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerja antar perusahaan denga outsourcer adalah hubungan bisnis jangka panjang.

3.      Kontrak-penuh (Contract-out) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrograman komputer, mengelola kegiatan-kegiatan TI dan bertanggung jawab menyediakan hasilnya.

4.      Kontraktor Terpilih (Preferred contractor) yaitu perusahaan dan outsourcer menbangun kerjasama jangka panjang, misanya membuat kembali perusahaan outsourcing untuk menyediakan sumber daya, mengelola kagiatan-kegiatan TI dan menyediakan hasilnya.

Strategi kontrak untuk outsourcing diatas dapat juga ditentukan dari melihat sisi teknisnya. Terdapat dua dimensi untuk mempertimbangkan sisi teknis yaitu sebagai berikut ini:

1.      Kematangan teknis (Technical manituring) yaitu kemampuan dari perusahaan untuk mendefinisikan secara spesifik kebutuhan-kebutuhan yang harus disediakan oleh outsourcer. Semakin matang kegiatan TI dari perspektif teknis yang dipahami perusahaan, semakin rendah resiko yang akan terjadi jika perusahaan meng-outsource aktifitas TU tersebut.

2.      Integrasi teknis (Technical integration) yaitu tingkat integrasi aktifitas TI dengan proses bisnis dari sistem-sistem teknikal yang lain. Semakin tinggi integrasinya, semakin tinggi resikonya jika perusahan meng-outsource aktifitas TI tersebut.

End – User Development

Jika keputusannya adalah mengembangkan sistem teknologi informasi (STI) secara internal (insourcing), maka yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan oleh pengguna sistem  end user development (EUD) atau end user computing (EUC). Factor penentu pengembangan STI oleh pemakai sistem adalah dampak dari STI yang akan dikembangkan. Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu juga, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengambangan sistem dengan EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh kepada pemakai sistem lainya atau pada organisasi secara luas.

Pengembangan sistem oleh pemakai sistem (end user computing) merupakan fenomena yang mulai tejadi terutama di perusahaan-perusahaan yang menghadapi persaingan yang ketat. Perusahaan-perusahaan seperti ini harus menghadapi persaingan dengan cepat. Manajer-manajer di perusahaan ini harus dapat mengambil keputusan dengan cepat. Padahal masalah yang harus diambil keputusannya adalah masalah-masalah ad-hoc yaitu maslah-masalah yang timbul tiba-tiba dan tidak umum. Untuk permasalahan-permasalahan seperti ini, sistem teknologi informasi tidak mendukung. Manajer harus membuat aplikasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan seperti ini. Permasalahan baru muncul yaitu ketika manajer bersangkutan meminta departemen informasi untuk mengembangkan aplikasi tersebut. Karena banyak manajer yang mengalami permasalahan yang sama, yaityu meminta informasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan ad-hoc, maka departemen informasi menjadi sangat sibuk dan membutuhkan waktu yang lama untuk merespon dan menyelasaikan permintaan manaje-manajer tersebut, padahal aplikasi tersebut harus segera digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang harus segera dijawab. Karena permasalahan lamanya menunggu pengembangan sistem yang dilakukan oleh departemen sistem informasi, banyak manajer berfikir untuk mengembangkan sendiri aplikasinya tanpa harus tergantung dengan departemen sistem informasi.

 Kelebihan-kelebihan dari EUC adalah sebagai berikut:

1.  Menghindari permasalahan kenacetan di departemen sistem informasi jika harus dikembangkan di departemen itu. Dengan EUC, maka aplikasi dapat diselesaikan dengan lebih cepat karena dikembangkan sendiri oleh pemakai sistem.

2.   Kebutuhan pekai sistem dapat lebih terpenuhi karena dikembangkan sendiri yang tentunya pemakai lebih memahamikeinginan sendiri jika dibandingkan dengan dikembangkan oleh pihak lain yang kurang dapat memahami sepenuhnya kebutuhan informasi dari pemakai sistem terutama untuk sistem yang ad-hoc yang melibatkan keputusan-keputusan tidak terstruktur (unstructured decisions).

3.   Meningkatkan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem sehingga pemakai akan lebih puas karena kebutuhannya terpenuhi dan akibatnya kepuasan pemakai sistem akan membawa ke penggunaan sistem tersebut.

4.   Dengan mengembangkan sendiri aplikasinya, kualitas pemahaman pemakai sistem terhadap sistem teknologiinformasi akan meningkat.

Kekurangan-kekurangannya adalah sebagai berikut ini.

1.   Karena pemakai sistem harus mengembangkan aplikasinya sendiri, paling tidak pemakai juga harus mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi dan pemahaman tentang pengembangan sistem. Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang ini.

2.   Penerapan EUC mempunyai resiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi diluar yang dikembangkan oleh pemakai sistem jika dampak dari pengembangan EYC adalah luas diluar sistem yang dikembangkan sendiri. Akibat dari ini misalnya adalah dapat merusak data di basis data korporat jika pemakai sistem meggunakan data dan memutakhirkan data secara salah yang ada di basis data.

3.   Kelemahan ketiga adalah kelemahan teknis yang diimiliki oleh pemakai sistem. Penerapan EUC dapat tidak efisien dan efektif jika dikembangkan oleh pemakai sistem yang juga sebagai manajer perusahaan. Jika manajer perusahaan harus belajar terlebih dahulu bahasa pemrograman untuk dapat memprogram  aplikasinya, maka akan dibutuhkan waktu yang lama. Waktu manajer menjadi tidak efisien karena manajer dibayar mahal untuk mengambil keputusan bukan untuk belajar bahasa pemprograman yang sangat teknis. Sebaliknya jika manajer tidak dapat memprogram maka penerapan EUC menjadi tidak efektif. Dengan demikian terjadi dilemma dalam penerapan EUC.

Beberapa hal perlu dipertimbangkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan dari penerapan end user computing (EUC) ini. Kelemahan pertama yaitu pemahaman tentang sistem teknologi informasi (STI) dapat diatasi dengan memberikan pelatihan-pelatihan dan menunggu sampai pemakai sistem memahami hal tersebut. Dengan demikian kelemahan pertama tersebut dapat diatasi dengan memperhatikan waktu (timing) penerapan EUC yang tepat yaitu setelah pemakai-pemakai sistem yang akan mengembangkan sendiri aplikasi mempunyai pengetahuan tentang STI.

Kelemahan kedua dari EUC adalah resiko kerusakan sistem lainnya dan basis data. Kelemahan ini juga dapat dibatasi dengan memberikan pelatihan-pelatihan dan meningkatkan pengendalian (control) yang berupa aturan-aturan dan pedoman-pedoman di dalam pengembangan EUC. Kelemahan kedua ini dapat diatasi dengan memikirkan strategi pengembangan EUC yang mengarah ke pertumbuhan EUC yang terkendali (cotrolled growth).

Kelemahan ketiga dari penerapan sisten EUC adalah dilemma yang dihadapi oleh manajer didalam menggunakan waktunya untuk mempelajari pengembangan sistem. Kelemahan ketiga ini dapat diatasi dengan taktik supaya waktu manajer tetap efisien dan hasil dari EUC tetap efektif. Taktik yang biasanya dilakukan adalah dengan menggunakan bahasa generasi keempat yang mudah untuk dipelajari sehingga tidak membuang banyak waktu manajer untuk mempelajari dan membentuk pusat informasi (information center) yaitu pusat dimana manajer dapat meminta bantuan pakar jika membutuhkan bantuan ketika menghadapi kesulitan dalam pengembangan dengan metode EUC. Ketiga hal ini, yaitu waktu ( timing ), strategi dan taktik penerapan EUC akan dibahas berikut ini.

Waktu Penerapan EUC

            Pemakaian system yang harus mengembangkan aplikasinya sendiri paling tidak harus mempunyai pemahaman tentang teknologi system informasi dan pemahaman tentang pengembangan system tersebut. Tidak semua pemakai system mempunyai pemahaman tentang ini. Jika pemakai system yang tidak mempunyai pengetahuan tersebut bagaimana mungkin ia dapat mengembangkan system dengan mengena. Jika EUC diizinkan dan pemakai system balum siap maka EUC sudah dapat di pastikan akan tidak berhasil. Olah karena timing kapan end user computing ( EUC ) dapat milai di terapkan di organisasi merupakan pertanyaan yang krusial dan harus dipertimn\bangkan masak-masak.

            Tahapan-tahapan dari Nolan ( Nolan’s stages ) dapat di gunakan untuk menentukan timing dari EUC. Nolan memberikan empat tahapan yaitu:

1.Tahap inisiasi

Tahap organisasi pertama kali mengenal teknologi informasi. Secar umu, di Indonesia, teknologi informasi mulai di kenal pada tahun 1970-an, tetapi hanya beberapa perusahaan besar saja, Teknologi informasi mulai banyak dikenal diindonesia setelah dikenalkannya computer mikro pada awal tahun 1980.

2.Tahap contagion.

Pada tahap ini banyak organisasi mulai menggunakan teknologi informasi karena hanya meniru dari organiosasi lainnya tanpa mempertimbangkan untung dan ruginya. Di Indonesia, tahun-tahun ini masih di anggap sebagai tahap ketularan karena masih banyak organisasi yang menggunakan teknologi informasi hanya meniru dari lainnya.

3.Tahap control.

Pada tahp ini, organisasi menggunakan teknologi informasi dengan pertimbangan untung dan rugi. Beberapa perusahaan mengendalikan proses pembelian teknologo informasi dengan mempertimbangkan untung dan ruginya. Jika ada individu atau suatu unit di dalm perusahaan membutuhkan teknologi informasi, maka bagian pengadaan akan mengevaluasi biaya dan manfaatnya sebelum menyetujui pengadaannya. Beberapa perusahaan di Indonesia sudah masuk ke tahap ini.

4.Tahap mature.

Pada tahap ini, organisasi menggunakan teknologi informasi tidak hanya sudah lewat pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi juga sudah mempertimbangkan sampai keunggulan kompetisi untuk di gunakan sebagai alat kompetisi. Beberapa perusahaan di Indonesia sudah mulai masuk ke tahap ini.

Strategi EUC                                                                                                                                         Jika organisasi sudah melakukan EUC, maka penerapan EUC harus terus di kembangkan dalam arti bahwa manajer-manajer di dalam organisasi hatus do dorong untuk melakukannya. Organisasi yang sudah siap dan sudah melakukukan EUC akan mempunyai nilai keunggulan kompetisi tersendiri, karena pengambilan keputusan ad-hoc oleh masing-masing manajer akan dapat cepat di selesaikan oleh manajer itu sendiri dengan bantuan system teknologi informasi yang di bangun sendiri. Perkembangan EUC di organisasi semacam ini di arahkan sampai ke titik yang di sebut dengan pertumbuhan terkendali, yaitu saat EUC di terapkan secara optimal di organisasi. Strategi mencapai titik ini dapat di lakukan dengan tiga cara, yaitu:

1.   Strategi aselerasi menekankan pada kecepatan ekspansi dari penerapan EUC dengan pengendalian yang kurang diperhatikan. Strategi ni lebih menekankan pada peningkatan kuantitas atau jumlah manajer yang melakukan EUC

2.   Strategi kontaimen adalah sebaliknya yaitu lebih menekankan pada pengendalian dari EUC ketimbang kecepatan penerapannya. Dengan strategi kontainmen, pengembangan EUC di  tekankan pada kualitas EUC itu terlebih dahulu sebelum diikuti oleh kuantitas yang melakukan EUC. Peningkatan kualitas penerapan EUC dapat di lakukan dengan lebih melatih dan meningkatkan kualitas pemahaman manajer terhadap EUC dan peningkatan aturan-aturan dan pedoman-pedoman dalam penerapan EUC.

3.      Beberapa organisasi di Amerika Serikat lebih memilih strategi yang ketiga dalam pengembangan EUC yaitu strategi imbang (balance). Strategi imbang ini menekankan kualitas dan kuantitas berjalan bersama-sama secara imbang untuk mencapai ke pertumbuhan terkendali dari penerapan EUC di perusahaan.

Taktik Penerapan EUC

Hal yang ketiga yang perlu diperhatikan dalam EUC adalah  taktik pelaksaan EUC. Taktik pelaksanaan EUC dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan kemampuan teknis manajer. Taktik yang diterapkan adalah dengan menyediakan alat-alat pengembangan system yang mudah digunakan dan membangun pusat informasi (information center) di dalam organisasi.

Alat-alat Pengembangan Sistem

Alat-alat perangkat lunak generasi keempat dapat membantu manajer untuk mengembangkan aplikasinya sendiri dengan lebih mudah. Alat-alat perangkat lunak generasi keempat ini dapat berupa DBMS ( Data Base Management Systems) dengan bahasa kueri (query language) yang disediakannya, Visual Language dan CASE (Computer Aided Software Engineering)..

Bahasa kueri yang standar disebut dengan SQL (Structured Query Language). Bahasa SQL mudah di pelajari dengan struktur dasarnya sebagai berikut :

            select data-item,…

            from nama-file

            where kondisi

Dengan memahami struktur dasar ini, manajer dapat mengkses basis data yang telah dibuat dengan paket DBMS dengan mudah. Select, from dan where merupakan kata kunci yang harus ditulis persis. Arti dari select adalah memilih data-item di file basis data yang akan ditampilkan (jika lebih dari satu item ditulis dengan dipisahkan koma), from menunjukkan nama file yang akan digunakan dan where menunjukkan kondisi penyeleksian record dari file basis data.

Pusat informasi

Taktik lain selain menggunakan alat-alat pengembangan system yang mudah untuk membantu penerapan EUC adalah dibangunnya pusat informasi (informasi center atau IC) di dalam departemen system informasi. Konsultasi di unit ini akan selalu tersedia jika pemakai system mengalami kesulitan teknis dalam mengembangkan aplikasinya sendiri. Unit pusat informasi ini juga dapat berperan sebagai pengawas untuk menjamin penerapan EUC terkendali dengan baik sesuai dengan kualitas dan integritas data dan standar keamanan dan standar lainnya yang di tetapkan. Unit pusat informasi juga dapat berfungsi sebagai unit pelatihan bagi pemakai system, unit yang mencari dan mengevaluasi alat-alat pengembangan system yang dapat membantu pemakai system.

Prototyping

         Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah metode EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan memilih metode ini adalah jadwal pemakaian sistem teknologi informasi (STI) yang harus segera tidak dapat menunggu terlalu lama. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan STI yang harus segera dioperasikan jika tidak permasalahan yang akan diselesaikan STI sudah menjadi basi dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat.

         Suatu prototip (prototype) adalah bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari sistem. Setelah dioperasikan, prototip ditingkatkan terus sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem yang juga meningkat.

         Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototip secara cepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh.

Proses membangun sistem ini yaitu dengan membuat prototip atau model awal, mencobanya , meningkatkannya dan mencobanya lagi dan meningkatkannya dan seterusnya sampai didapatnya sistem yang lengkap disebut dengan proses iteratif (iterative process) dari pengembangan sistem.

   Tahapan-tahapan yang dilakukan didalam pengembangan sistem menggunakan metode prototip adalah sebagai berikut.

1. Identifikasi kebutuhan pemakai yang paling mendasar.

Pembuat sistem dapat mewawancarai  pemakai sistem tentang kebutuhan pemakai sistem yang paling minimal terlebih dahulu. Proses ini sama dengan proses analisis di pengembangan sistem model SDLC.

2. Membangun prototip

Prototip dibangun oleh pembuat sistem dengan cepat. Hal ini dimungkinkan karena pembuat sistem hanya membangun bagian yang paling mendasar dulu dari keseluruhan sistem yang paling dibutuhkan terlbih dahulu oleh pemakai sistem. Hal lainnya yang memungkinkan pembuat sistem menggunakan alat-alat bantu generasi  terbaru seperti misalnya DBMS dan CASE.

3. Menggunakan prototip

Pemakai sistem dianjurkan untuk menggunakan prototip sehingga dapat menilai kekurangan-kekurangan dari prototip sehingga dapat memberikan masukan-masukan kepada pembuat sistem.

4. Merevisi dan meningkatkan prototip

Pembuat sistem memperbaiki prototip berdasarkan pengalamannya untuk    membuat sistem sejenis yang baik. Jika prototip belum lengkap, maka proses      iterasi diulang lagi mulai dari nomor 3.

5. Jika prototip lengkap menjadi sistem yang dikehendaki, proses iterasi dihentikan.

Beberapa kelebihan-kelebihan dari metode pengembangan sistem cara prototyping adalah sebagai berikut.

1.     Jika sistem yang dikembangkan ingin digunakan secepatnya karena keputusan yang akan diambil manajer merupakan keputusan yang harus segera dilakukan berdasarkan pada informasi yang diberikan oleh sistem.

2.     Terjadi ketidakpastian terhadap rancangan dari sistem yang dapat berubah dengan berjalannya waktu disebabkan karena kebutuhan informasi pemakai sistem yang belum jelas. Dengan prototyping, sistem akan selalu ditingkatkan jika kebutuhan pemakai dari waktu ke waktu muncul dan dibutuhkan.

3.      Prototyping mendorong partisipasi dan keterlibatan pemakai sistem dalam pengembangan sistem karena sistem akan terus ditingkatkan dari hasil saran-saran yang diberikan oleh pemakai sistem.

Disamping kelebihan-kelebihan dari  prototyping , beberapa kelemahan juga terjadi yaitu sebagai berikut ini :

1.            Kualitas sistem akan berkurang disebabkan sistem tidak dirancang secara terintegrasi sehingga dapat menyebabkan integrasi basis data kurang baik dan hubungan satu bagian dengan bagian lain di sistem kurang terintegrasi.

2.            Dokumentasi dari sistem kurang baik dibandingkan dengan yang diberikan oleh SLDC yang sudah terancang dengan baik.

Baca Juga : Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (1/2)