MENOLAK PERUBAHAN
Markus (1981) juga mengatakan bahwa
suatu sistem informasi yang merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan didalam
organisasi akan ditolak oleh mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau
kekuatannya. Penolakan akibat perubahan kekuasaan atau kekuatan ini disebut
dengan resistance to change atau counterimplementation (menolak
implementasi). Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa kekuasaan dan kekuatan
merupakan hal yang penting dan sistem informasi mempunyai peranan terhadap
pergeseran kekuasaan dan kekuatan tersebut. Oleh karena itu mereka yang merasa
kekuasaan dan kekuatannya akan tergeser oleh penerapan sistem informasi akan
melakukan penolakan.
Penolakan dari perubahan akan lebih
besar lagi jika sistem informasi digunakan untuk melakukan proses rekayasa ulang
(business reengineering. Caldwell
(1994) melakukan survei dan melaporkan bahwa penolakan terhadap perubahan
(resistance to change) menduduki rangking tertinggi dari halangan yang dihadapi
oleh proses rekayasa ulang bisnis.
IDENTIFIKASI
PENOLAK
Untuk
dapat mengatasi penolakan atas perubahan (resistance to change)
ini, maka orang-orang yang menolak penetapan sistem informasi yang perlu
diidentifikasi. Ciri-ciri orang-orang yang menolak perubahan adalah sebagai
berikut ini.
1. Mereka yang selalu
menunda-nunda proyek sistem informasi dengan melakukan penolakan demi penolakan
untuk membuat proyek tidak jadi dilakukan.
2. Mereka yang menyetujui
proyek sistem informasi dengan membuat sistem informasi menjadi lebih luas dan
lebih rumit dengan harapan akan gagal dengan sendirinya jika diterapkan.
3.Mereka yang memegang
dan tidak mau melepaskan sumber-sumber daya yang diperlukan untuk mrmbangun dan
menerapkan sistem informasi, sehingga proyek sistem informasi tidak dapat
dilakukan.
MENGATASI PENOLAKAN PERUBAHAN
Penerapan sistem informasi yang baru yang
menyebabkan perubahan di organisasi. Suatu sistem memajemen perubahan (change management system) perlu
diterapkan untuk mengatasi penolakan karena perubahan. Martin (1999)
mengingatkan bahwa untuk menerapkan sistem manajemen perubahan ini, dua hal
dasar yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut ini.
1. Ketika
mengenalkan perubahan di dalam suatu organisasi, kita tidak dapat mengasumsikan
bahwa manusia akan berubah sendiri
karena mereka diberitahu berubah.
2. Jika
mereka berubah, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa manusia akan berubah
sesuai dengan yang diterapkan. Seringkali mereka berubah dengan cara dan hasil
yang tidak diharapkan.
TEORI-TEORI
PENOLAKAN PERUBAHAN
Terdapat tiga teori untuk mengetahui penyebab adanya
penolakan perubahan dan cara mengatasinya terhadap penerapan sistem informsasi
yang baru.
1. Teori
orientasi sistem ( system oriented theory )
Teori ini menjelaskan bahwa yang menyebabkan
penolakan perubahan adalah karena sistemnya bukan manusianya. Manusia menolak
karena sistem yang akan diterapkan tidak sesuai dengan yang diharapkan, sistem
banyak mengandung kesalahan, sistem masih tampak asing bagi mereka. Jika benar
yang menjadi penyebab penolakan adalah sistemnya, maka kualitas dari sistem
harus diperbaiki dengan cara:
a. Pemakai
sistem dilibatkan dalam pengembangan sistem untuk meningkatkan kualitas dari sistem,
b. Pengetesan
sistem harus tuntas dan dilakukan untuk menemukan semua kesalahan,
c. Sosialisasi
pengenalan sistem harus dilakukan sebelum diterapkan,
d. Pelatihan
penggunaan sistem harus dilakukan supaya memahami sistem lebih lanjut.
2. Teori
orientasi manusia ( people oriented theory )
Teori ini menjelaskan bahwa yang menyebabkan penolakan
adalah sikap manusianya bukan sistemnya. Diasumsikan sistem sudah baik dan
berkualitas tetapi masih tetap ditolak oleh pemakainya. Jika penolakan ini
terjadi, untuk mengatasinya maka sikap (attitude) manusia perlu dirubah. Teori
orientasi manusia konsisten dengan student (1978) yang menjelaskan sikap
terhadap perubahan (attitude toward change ) dan cara mengatasinya sebgai
berikut ini:
a. Manusia
tidak akan menolak penolakan sebesar mereka menolak untuk dirubah. Ini
mempunyai arti bahwa sebenarnya manusia di dalam organisasi mau saja menerima
terjadinya perubahan asal mereka memahaminya tanpa dipaksa untuk dirubah.
Manusia akan cenderung mendukung perubahabn tanpa apa yang mereka dapat
membantu. Keterlibatan dalam perubahan akan membuat mereka nyaman terhadap
perubahan itu dan merasa mempunyai tanggung-jawab terhadap keberhasilan
perubahan itu.
b. Perubahan
terhadap perasaan dan sikap tidak dapat dilakukan sesaat. Oleh karena itu
mereka yang melakukan perubahan mendasar perlu cukup waktu merubah penolakan
awal dan memberikan kesempatan seperti, misalmemcoba dulu sistem yang baru
supaya lebih mengenal perubahannya. Cara ini akan meningkatkan penerimaan dari
perubahan.
c. Penerimaan
terhadap perubahan akan dilakukan jika mereka merasa mendapatkan manfaat dari
perubahannya. Oleh karena itu, sosialisasi dan pelatihan sistem yang
menunjukkan manfaat dari sistem perlu dilakukan.
d. Penerimaan
terhadap perubahan juga akan meningkat dengan keseriusan pihak yang melakukan
perubahan. Keseriusan ini dapat ditunjukkan dengan sosialisasi, pelatihan dan
pengujian yang serius dari sistem.
e. Faktor
ketegangan menyebabkan penolakan dari perubahan. Ketegangan (stress) muncul
karena ketidakpastian yang akan terjadi dengan sistem yang baru. Besarnya
ketegangan tergantung dari dampak dari perubahan tersebut. Jika dampak dari perubahan hanya melibatkan
prosedur-prosedur atau praktek-praktek bisnis, tingkat ketegangan yang dialami
oleh manusia didalamorganisasi tidak begitu besar. Akan tetapi perubahan yang
menyangkut peran dan jabatan seseorang akan menyebabkan tingkat ketegangan yang
besar dengan akibat tingkat penolakan yang besar. Sosialisasi, penjelasan,
pendidikan dan keterlibatan pemakai sistem akan mengurangi ketegangan ini.
3. Teori
interaksi (interaction theory)
Teori interaksi menunjukkan bahwa yang menyebabkan
penolakan bukan sistemnya dan bukan manusianya tetapi lebih ke interaksi
diantaranya. Penolakan ini disebabkan walaupun sistemnya berkualitas tetapi
sulit untuk digunakan disebabkan karena penghubungan ( interface ) yang tidak
berteman.
Berikut ini merupakan
cara untuk mengatasi penolakan ini:
a. Meningkatkan
penghubungan (interface) antara pemakai dengan sistem
b. Mendorong
partisipasi pemaki sistem didalam pengembangan dan penerapan sistem supaya
lebih memahami di dalam berhubungan dengan sistem.
4. Model-model
Adopsi Perubahan
Jika teori tentang perubahan hanya menjelaskan tentang apa
yang menyebabkan terjadinya penolakan dari perubahan-perubahan dan cara
mengatasinya, tetapi tidak memberikan cara lebih terinci bagaimana mengatasi
perubahan. Model-model yang akan dibahas adalah Lewin/Schein model dan innovation
adoption model.
Model dari Lewin/Schein
( Luwin, 1947 danSchein,1987 ) terdiri dari tiga tahapan, yaitu mencaikan
kekakuan ( unfreezing ), mengarahkan ( moving ) dan membekukan kembali ( refreezing).
Tahapan
pertama dari model ini adalah memcairkan kebekuan ( unfreezing ) dari pendapat
yang lama. Tahap ini terdiri dari dua aspek. Yang pertama membuat kebutuhan
bahwa perubahan itu dibutuhkan baik oleh individu maupun oleh organisasi,
sehingga menimbulkan motivasi untuk mau berubah.
Kedua
adalah menciptakan suasana atau atmosfir yang aman. Hal ini diperlukan karena
perubahan sering dipandang sebagai sesuatu yang beresiko apalagi yang
menyangkut peran dan jabatan seseorang. Mereka yang terkena perubahan harus
diyakinkan bahwa mereka tidak akan dirugikan dengan perubahan tersebut.
Tahapan kedua dari model ini mengarahkan
( moving ) ke tujuan perubahan yang akan tercapai. Tahap ini terdiri dari dua
aspek. Aspek pertama adalah yang menyediakan informasi yang perlu tentang arah
dari perubahan yang akan dituju. Informasi ini diperlukan untuk merubah sikap
dan perilaku penolakan. Kedua adalah menyediakan dan mengasimilasikan
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk menjalankan perubahan-perubahan.
Misalkan perubahan terhadap sistem informasi yang baru dibutuhkan pengetahuan
tentang sistem yang baru ini dan keahlian untuk menggunakannya
Tahap ketiga dari model ini adalah membekukan
kembali ( refreezing ) sikap yang sudah dirubah. Tahap ini melibatkan juga
beberapa aspek. Yang pertama adalah
mengintegrasikan hasil perubahan ke kegiatan rutim yang akan dilakukan
bukannya dianggap sebagai sesuatu yang baru dan khusus. Aspek yang kedua adalah
memasukkannya ke dalam sistem sosial yang ada supaya perubahan yang terjadi
dapat diterima secara luas.
Model adopsi perubahan kedua adalah innovation
adoption model. Suatu inovasi ( innovation ) adalah suatu ide yang baru bagi
individu atau organisasi . Adopsi ( adoption ) adalah keputusan untuk menggunakan inovasi tersebut
secara konyinyu. Beberapa penerapan hal yang baru di organisasi tidak dapat
diperintahkan untuk digunakan. Misalnya penerapan e-mail diorganisasi tidak
dapat diperintah dan dipaksakan. Penerapan e-mail ini alan lebih efektif jika
mereka mengadaptasikannya ke dalam kegiatan mereka sehari-hari. Dengan demikian
diadopsikan berarti digunakan sebagai sesuatu kebutuhan yang mendasar.
Rogers (1962 ) mengusulkan lima
tahapan dalam mengadopsi inovasi. Kelima tahapan adopsi inovasi tersebut adalah
sebagai berikut :
1.
Kesadaran (awareness).
Pada tahapan ini individu-individu dikenalkan kepada inovasi yang ada supaya
mereka sadar bahwa ada inovasi yang baru itu berguna
2.
Minat ( interest ).
Tahap berikutnya adalah membuat mereka tertarik dan berminat dengan inovasi
baru dengan mencari informasi tambahan yang diperlukan.
3.
Evaluasi ( evaluation ).
Pada tahap ini individu-individu akan
menilai inovasi tersebut dan mengevaluasi apakah inovasi tersebut bermanfaat
atau tidak untuk mereka
4.
Percobaan (trial). Jika
dianggap bermanfaat, individu-individu akan mulai mencoba inovasi tersebut. Kemudahan
digunakan dan kemanfaatan inovasi merupakan hal yang penting ditahap ini untuk
membawa mereka ke tahap berikutnya.
5.
Adopsi (adoption). Pada
tahap ini individu-individu memutuskan untuk mengadopsi inovasi tersebut ke
kegiatan mereka secara kontinyu.
Rogers
menambahkan bahwa untuk kesuksesan adopsi dari inovasi tergantung dari beberapa
faktor. Faktor-faktor ini adalah sebagai berikut ini:
1.
Persepsi dari
keuntungan relatip
Kebutuhan
relatip dari inovasi adalah kelebihan
keuntungan dibandingkan dengan yang diberikan oleh sistem yang lama.
Persepsi lebih penting dari kenyataanya karena kenyataan belum terjadi sebelum
mereka harus dibuat percaya untuk menerima inovasi. Persepsi lebih ke apa yang
individual percaya terhadap sesuatu.
2.
Kompabilitas
Kompabilitas
merupakan tingkat seberapa besar inovasi tersebut konsisten dengan nilai,
opini, kelakuan atau pengalaman yang dimiliki oleh individu-individu yang akan
mengadopsi inovasi. Semakin kompatibel inovasi tersebut akan semakin mudah
diadopsikan
3.
Kerumitan
Kerumitan
adalah tingkat kesulitan inovasi dipahami. Semakin mudah dipahami akan semakin
mudah inovasi tersebut diadopsikan.
4.
Komunikabilitas
Komunikabilitas
adalah tingkat komunikasi hasil dari inovasi yang dapat disebarkan ke calon
pengadopsi inovasi yang lainnya. Semakin tinggi tingkat komunikabilitasnya dari
hasil inovasi, semakin mudah dan cepat diadopsikan.
1.
Juara
Martin
( 1999 ) menambahkan sebuah faktor yaitu juara ( champion ). Seorang juara (
champion ) adalah orang yang mau berkorban waktu dan tenaganya umtuk menerima
inovasi dan menyebarkannya.
Baca Juga : Etika dan Politik Informasi (1/2)
Baca Juga : Etika dan Politik Informasi (1/2)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar