Makalah Pengertian dan Penjelasan Etika dan Politik Informasi (2/2)

MENOLAK PERUBAHAN

            Markus (1981) juga mengatakan bahwa suatu sistem informasi yang merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan didalam organisasi akan ditolak oleh mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Penolakan akibat perubahan kekuasaan atau kekuatan ini disebut dengan resistance to change atau counterimplementation (menolak implementasi). Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa kekuasaan dan kekuatan merupakan hal yang penting dan sistem informasi mempunyai peranan terhadap pergeseran kekuasaan dan kekuatan tersebut. Oleh karena itu mereka yang merasa kekuasaan dan kekuatannya akan tergeser oleh penerapan sistem informasi akan melakukan penolakan.

            Penolakan dari perubahan akan lebih besar lagi jika sistem informasi digunakan untuk melakukan proses rekayasa ulang (business reengineering. Caldwell (1994) melakukan survei dan melaporkan bahwa penolakan terhadap perubahan (resistance to change) menduduki rangking tertinggi dari halangan yang dihadapi oleh proses rekayasa ulang bisnis.

IDENTIFIKASI PENOLAK

            Untuk dapat mengatasi penolakan atas perubahan (resistance to change) ini, maka orang-orang yang menolak penetapan sistem informasi yang perlu diidentifikasi. Ciri-ciri orang-orang yang menolak perubahan adalah sebagai berikut ini.

1. Mereka yang selalu menunda-nunda proyek sistem informasi dengan melakukan penolakan demi penolakan untuk membuat proyek tidak jadi dilakukan.

2. Mereka yang menyetujui proyek sistem informasi dengan membuat sistem informasi menjadi lebih luas dan lebih rumit dengan harapan akan gagal dengan sendirinya jika diterapkan.

3.Mereka yang memegang dan tidak mau melepaskan sumber-sumber daya yang diperlukan untuk mrmbangun dan menerapkan sistem informasi, sehingga proyek sistem informasi tidak dapat dilakukan.

MENGATASI  PENOLAKAN PERUBAHAN

        Penerapan sistem informasi yang baru yang menyebabkan perubahan di organisasi. Suatu sistem memajemen perubahan (change management system) perlu diterapkan untuk mengatasi penolakan karena perubahan. Martin (1999) mengingatkan bahwa untuk menerapkan sistem manajemen perubahan ini, dua hal dasar yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut ini.

1. Ketika mengenalkan perubahan di dalam suatu organisasi, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa  manusia akan berubah sendiri karena mereka diberitahu berubah.

2.     Jika mereka berubah, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa manusia akan berubah sesuai dengan yang diterapkan. Seringkali mereka berubah dengan cara dan hasil yang tidak diharapkan.

TEORI-TEORI PENOLAKAN PERUBAHAN

Terdapat tiga teori untuk mengetahui penyebab adanya penolakan perubahan dan cara mengatasinya terhadap penerapan sistem informsasi yang baru.

1.      Teori orientasi sistem ( system oriented theory )

         Teori ini menjelaskan bahwa yang menyebabkan penolakan perubahan adalah karena sistemnya bukan manusianya. Manusia menolak karena sistem yang akan diterapkan tidak sesuai dengan yang diharapkan, sistem banyak mengandung kesalahan, sistem masih tampak asing bagi mereka. Jika benar yang menjadi penyebab penolakan adalah sistemnya, maka kualitas dari sistem harus diperbaiki dengan cara:

a.       Pemakai sistem dilibatkan dalam pengembangan sistem untuk meningkatkan  kualitas dari sistem,

b.      Pengetesan sistem harus tuntas dan dilakukan untuk menemukan semua kesalahan,

c.       Sosialisasi pengenalan sistem harus dilakukan sebelum diterapkan,

d.      Pelatihan penggunaan sistem harus dilakukan supaya memahami sistem lebih lanjut.

2.      Teori orientasi manusia ( people oriented theory )

          Teori ini menjelaskan bahwa yang menyebabkan penolakan adalah sikap manusianya bukan sistemnya. Diasumsikan sistem sudah baik dan berkualitas tetapi masih tetap ditolak oleh pemakainya. Jika penolakan ini terjadi, untuk mengatasinya maka sikap (attitude) manusia perlu dirubah. Teori orientasi manusia konsisten dengan student (1978) yang menjelaskan sikap terhadap perubahan (attitude toward change ) dan cara mengatasinya sebgai berikut ini:

a.       Manusia tidak akan menolak penolakan sebesar mereka menolak untuk dirubah. Ini mempunyai arti bahwa sebenarnya manusia di dalam organisasi mau saja menerima terjadinya perubahan asal mereka memahaminya tanpa dipaksa untuk dirubah. Manusia akan cenderung mendukung perubahabn tanpa apa yang mereka dapat membantu. Keterlibatan dalam perubahan akan membuat mereka nyaman terhadap perubahan itu dan merasa mempunyai tanggung-jawab terhadap keberhasilan perubahan itu.

b.      Perubahan terhadap perasaan dan sikap tidak dapat dilakukan sesaat. Oleh karena itu mereka yang melakukan perubahan mendasar perlu cukup waktu merubah penolakan awal dan memberikan kesempatan seperti, misalmemcoba dulu sistem yang baru supaya lebih mengenal perubahannya. Cara ini akan meningkatkan penerimaan dari perubahan.

c.       Penerimaan terhadap perubahan akan dilakukan jika mereka merasa mendapatkan manfaat dari perubahannya. Oleh karena itu, sosialisasi dan pelatihan sistem yang menunjukkan manfaat dari sistem perlu dilakukan.

d.      Penerimaan terhadap perubahan juga akan meningkat dengan keseriusan pihak yang melakukan perubahan. Keseriusan ini dapat ditunjukkan dengan sosialisasi, pelatihan dan pengujian yang serius dari sistem.

e.       Faktor ketegangan menyebabkan penolakan dari perubahan. Ketegangan (stress) muncul karena ketidakpastian yang akan terjadi dengan sistem yang baru. Besarnya ketegangan tergantung dari dampak dari perubahan tersebut. Jika dampak  dari perubahan hanya melibatkan prosedur-prosedur atau praktek-praktek bisnis, tingkat ketegangan yang dialami oleh manusia didalamorganisasi tidak begitu besar. Akan tetapi perubahan yang menyangkut peran dan jabatan seseorang akan menyebabkan tingkat ketegangan yang besar dengan akibat tingkat penolakan yang besar. Sosialisasi, penjelasan, pendidikan dan keterlibatan pemakai sistem akan mengurangi ketegangan ini.

3.      Teori interaksi (interaction theory)

    Teori interaksi menunjukkan bahwa yang menyebabkan penolakan bukan sistemnya dan bukan manusianya tetapi lebih ke interaksi diantaranya. Penolakan ini disebabkan walaupun sistemnya berkualitas tetapi sulit untuk digunakan disebabkan karena penghubungan ( interface ) yang tidak berteman.

Berikut ini merupakan cara untuk mengatasi penolakan ini:

a.       Meningkatkan penghubungan (interface) antara pemakai dengan sistem

b.      Mendorong partisipasi pemaki sistem didalam pengembangan dan penerapan sistem supaya lebih memahami di dalam berhubungan dengan sistem.

4.      Model-model Adopsi Perubahan

          Jika teori tentang perubahan hanya menjelaskan tentang apa yang menyebabkan terjadinya penolakan dari perubahan-perubahan dan cara mengatasinya, tetapi tidak memberikan cara lebih terinci bagaimana mengatasi perubahan. Model-model yang akan dibahas adalah Lewin/Schein model dan innovation adoption model.

Model dari Lewin/Schein ( Luwin, 1947 danSchein,1987 ) terdiri dari tiga tahapan, yaitu mencaikan kekakuan ( unfreezing ), mengarahkan ( moving ) dan membekukan kembali ( refreezing).

Tahapan pertama dari model ini adalah memcairkan kebekuan ( unfreezing ) dari pendapat yang lama. Tahap ini terdiri dari dua aspek. Yang pertama membuat kebutuhan bahwa perubahan itu dibutuhkan baik oleh individu maupun oleh organisasi, sehingga menimbulkan motivasi untuk mau berubah.

Kedua adalah menciptakan suasana atau atmosfir yang aman. Hal ini diperlukan karena perubahan sering dipandang sebagai sesuatu yang beresiko apalagi yang menyangkut peran dan jabatan seseorang. Mereka yang terkena perubahan harus diyakinkan bahwa mereka tidak akan dirugikan dengan perubahan tersebut.

            Tahapan kedua dari model ini mengarahkan ( moving ) ke tujuan perubahan yang akan tercapai. Tahap ini terdiri dari dua aspek. Aspek pertama adalah yang menyediakan informasi yang perlu tentang arah dari perubahan yang akan dituju. Informasi ini diperlukan untuk merubah sikap dan perilaku penolakan. Kedua adalah menyediakan dan mengasimilasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk menjalankan perubahan-perubahan. Misalkan perubahan terhadap sistem informasi yang baru dibutuhkan pengetahuan tentang sistem yang baru ini dan keahlian untuk menggunakannya

            Tahap ketiga dari model ini adalah membekukan kembali ( refreezing ) sikap yang sudah dirubah. Tahap ini melibatkan juga beberapa aspek. Yang pertama adalah  mengintegrasikan hasil perubahan ke kegiatan rutim yang akan dilakukan bukannya dianggap sebagai sesuatu yang baru dan khusus. Aspek yang kedua adalah memasukkannya ke dalam sistem sosial yang ada supaya perubahan yang terjadi dapat  diterima secara luas.

            Model adopsi perubahan kedua adalah innovation adoption model. Suatu inovasi ( innovation ) adalah suatu ide yang baru bagi individu atau organisasi . Adopsi ( adoption ) adalah  keputusan untuk menggunakan inovasi tersebut secara konyinyu. Beberapa penerapan hal yang baru di organisasi tidak dapat diperintahkan untuk digunakan. Misalnya penerapan e-mail diorganisasi tidak dapat diperintah dan dipaksakan. Penerapan e-mail ini alan lebih efektif jika mereka mengadaptasikannya ke dalam kegiatan mereka sehari-hari. Dengan demikian diadopsikan berarti digunakan sebagai sesuatu kebutuhan yang mendasar.

            Rogers (1962 ) mengusulkan lima tahapan dalam mengadopsi inovasi. Kelima tahapan adopsi inovasi tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Kesadaran (awareness). Pada tahapan ini individu-individu dikenalkan kepada inovasi yang ada supaya mereka sadar bahwa ada inovasi yang baru itu berguna

2.      Minat ( interest ). Tahap berikutnya adalah membuat mereka tertarik dan berminat dengan inovasi baru dengan mencari informasi tambahan yang diperlukan.

3.      Evaluasi ( evaluation ). Pada tahap  ini individu-individu akan menilai inovasi tersebut dan mengevaluasi apakah inovasi tersebut bermanfaat atau tidak untuk mereka

4.      Percobaan (trial). Jika dianggap bermanfaat, individu-individu akan mulai mencoba inovasi tersebut. Kemudahan digunakan dan kemanfaatan inovasi merupakan hal yang penting ditahap ini untuk membawa mereka ke tahap berikutnya.

5.      Adopsi (adoption). Pada tahap ini individu-individu memutuskan untuk mengadopsi inovasi tersebut ke kegiatan mereka secara kontinyu.

Rogers menambahkan bahwa untuk kesuksesan adopsi dari inovasi tergantung dari beberapa faktor. Faktor-faktor ini adalah sebagai berikut ini:

1.        Persepsi dari keuntungan relatip

Kebutuhan relatip dari inovasi adalah kelebihan  keuntungan dibandingkan dengan yang diberikan oleh sistem yang lama. Persepsi lebih penting dari kenyataanya karena kenyataan belum terjadi sebelum mereka harus dibuat percaya untuk menerima inovasi. Persepsi lebih ke apa yang individual percaya terhadap sesuatu.

2.        Kompabilitas

Kompabilitas merupakan tingkat seberapa besar inovasi tersebut konsisten dengan nilai, opini, kelakuan atau pengalaman yang dimiliki oleh individu-individu yang akan mengadopsi inovasi. Semakin kompatibel inovasi tersebut akan semakin mudah diadopsikan

3.        Kerumitan

Kerumitan adalah tingkat kesulitan inovasi dipahami. Semakin mudah dipahami akan semakin mudah inovasi tersebut diadopsikan.

4.        Komunikabilitas

Komunikabilitas adalah tingkat komunikasi hasil dari inovasi yang dapat disebarkan ke calon pengadopsi inovasi yang lainnya. Semakin tinggi tingkat komunikabilitasnya dari hasil inovasi, semakin mudah dan cepat diadopsikan.

1.        Juara

Martin ( 1999 ) menambahkan sebuah faktor yaitu juara ( champion ). Seorang juara ( champion ) adalah orang yang mau berkorban waktu dan tenaganya umtuk menerima inovasi dan menyebarkannya.

Baca Juga : Etika dan Politik Informasi (1/2)

Makalah Pengertian dan Penjelasan Etika dan Politik Informasi (1/2)

PENDAHULUAN

      Teknologi ibaratnya seperti pedang bermata dua. Satu sisi dari pedang dapat digunakan untuk keperluan yang bermanfaat dan satu sisinya lagidapat mengakibatkan hal yang negatif. Manfaat teknologi di dalam sistem informasi sudah tidak diragukan lagi karena mempunyai peran membantu organisasi beroperasi dengan efisien, efektif dan kompetitif. Pada saat yang sama teknologi memberikan manfaat yang positif, teknologi di dalam sistem informasi dapat juga menyebabkan permasalahan etika dan politik di organisasi.

        Permasalahan etika muncul karena kegiatan yang berhubungan nya adalah legal atau belum diatur dalam hukum yang ada. Jika permasalahan yang ada tidak legal, maka permasalahan etika tidak akan muncul karena yang muncul adalah permasalahan hukum. Permasalahan politik akan muncul di organisasi pada saat informasi sangat dibutuhkan dan dapat merubah posisi kekuasaan dan kekuatan (power) yang dimiliki oleh individu-individu di dalam organisasi. Permasalahan politik informasi yang terjadi juga perlu dikelola dengan baik. Kegagalan mengelola politik informasi membuktikan bahwa organisasi tersebut akan gagal menerapkan sistem informasinya.

ETIKA DI SISTEM INFORMASI

Etik (ethic)adalah prinsip-prinsip yang berhubungan dengan perbuatan benar atau salah. Etika adalah perbuatan yang berhubungan dengan etik. Etis adalah perbuatan yang beretika baik. Seseorang yang tidak etis adalah yang melakukan etika perbuatan melanggar etik.

            Mengapa berkepentingan dengan permasalahan etika di sistem informasi? Jawabannya adalah karena permasalahan-permasalahan etika sekarang ini banyak muncul di lingkungan sistem informasi. Permasalahan-permasalahan etika terjadi di lingkungan sistem informasi karena sebagai berikut ini :

1.        Teknologi informasi mempunyai pengaruh yang mendalam di dalam kehidupan manusia dan sesuatu yang mempunyai pengaruh terhadap kehidupan manusia berhubungan dengan etika.

2.        Manajer menentukan bagaimanateknologi informasi digunakan di organisasi, sehingga mereka juga bertanggungjawab terhadap permasalahan etika akibat dari penerapan teknologiinformasi tersebut.

PERMASALAHAN-PERMASALAHAN ETIKA

Di dalam lingkungan sistem informasi, permasalahan-permasalahan etika dapat muncul di beberapa permasalahan yaitu di permasalahan privasi (privacy), permasalahan kepemilikan intelektual (intelectual property rights), permasalahan penghentiankerja, permasalahan keamanan (security), permasalahan akurasi sistem (accuracy), dan permasalahan kesehatan.

1.      Permasalahan privasi

Privasi (privacy) adalah tuntutan seseoran untuk tidak dicampuri, diawasi atau diganggu oleh orang lain atau organisasi bahkan oleh negara. Tuntutan dari privasi di beberapa negara dilindungi oleh beberapa undang-undang.

2.      Permasalahan Kepemilikan Intelektual

Teknologi informasi dengan dunia digitalnya akan membuat informasi lebih mudah ditransmisikan, disalin sebagian atau keseluruan dan dapat dengan mudah dirubah isinya. Jika ini dihubungkan dengan masalah hak kepemilikan intelektual (intelectual property rights), maka pelanggaran hak ini akan semakin lebih meningkat. Beberapa alasan mengapa mereka masih menyalin perangkat lunak dapat dijelaskan sebagai berikut ini :

a.       Menyalin perangkat lunak mudah dilakukan dan dapat dilakukan dimanapun.

b.      Hasil menyalin perangkat lunak akan didapatkan hasil yang sama dengan hasil jika membeli.

c.       Harga perangkat lunak yang asli sangat mahal.

d.      Penyalin perangkat lunak berfikir perusahaan prangkat lunak sudah mendapatkan keuntungan yang sangat besar dan tidak akan rugi jika dia hanya menyalinnya.

3.      Permasalahan Penghentian Kerja

Penerapan teknologi informasi selain mempunyai efek yang positif seperti misalnya meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan karena dapat menciptakan variatas pekerjaan, juga mempunyai dampak etika yang negatif. Dampak negatif dari penerapan teknologi informasi, terhadap pekerja adalah penggatian manusia dengan teknologi informasi untuk alasan efisiensi.

4.      Permasalahan Keamanan

Permasalahan keamanan sistem informasi dapat menimbulkan masalah etika. Seringkali penanganan keamanan sistem informasi sudah baik, tetapi kelalaian atau kesenjangan seseoran dapat merusak sekuriti yang sudah ada seperti misalnya sebagai berikut ini :

-          Meninggalkan terminal tanpa dijaga.

-          Menuliskan password di suatu tempat yang dapat di baca oleh orang lain.

-          Memberitahukan password kepada orang lain.

Permasalahan etika muncul ketika seseorang dengan sengaja merusak keamanan dari sistem informasi.

5.      Permasalahan Akurasi

Permasalahan akurasi dapat muncul di program aplikasi yang banyak mengandung kesalahan program (bug) dan dapat juga terjadi di datanya. Permasalahan akurasi di program aplikasi muncul karena pengetesan program masih belum optimal. Permasalahan etika yang berhubungan dengan akurasi program muncul saat program tidak akurat karena pengetesan program yang tidak optimal.

6.      Permasalahan Kesehatan

                   Penerapan teknologi informasi di dalam dunia kerja dapat merusak kesehatan pemakainya. Salah satu penyakit yang dapat di timbulkannya adalah repetitive stress injury (RSI).  Repetitive stress injury (SRI) terjadi karena urat-urat saraf di paksa untuk bekerja berulang-ulang dengan tekanan yang berat atau dengan tekanan yang rendah. Yang paling banyak terjadi adalah karena urat-urat saraf bekerja dengan tekanan yang rendah yaitu dengan penekanan di keyboard yang berulang-ulang tiap-tiap harinya selama bertahun-tahun.

                   Bentuk umum dari RSI yang umum terjadi adalah carpal tunnel syndrome (CTS). Carpal tunnel shyndrome (CTS) terjadi karena tekanan syaraf yang menimbulkan sakit lewat struktur tulang pinggang yang di sebut dengan carpal tunnel. Carpal tunnel syndrome (CTS) dapat dihindari dengan merancang letak komputer sedemikian rupa yang disebut dengan ergonomic, sehingga tidak menyebabkan sakit pada pinggang.

                   Computer vision syndrome (CVS) Gejala dari penyakit ini adalah pandangan mata yang kabur, mata pedas dan berair, kepala pusing, mata kering dan iretasi. Gejala ini dapat di atasi atau di kurangi dengan menggunakan lensa tambahan tertentu di layar monitor.

                   Technostress juga merupakan masalah kesehatan yang berhubungan dengan sistem informasi. Gejala dari technostress adalah betindak kasar dan tidak sabar.  Penyebab ini adalah karena stress penggunaan dari penggunaan yang terus menerus.

                   Permasalah etika terhadap kesehatan penggunaan teknologi informasi ini muncul saat perusahaan sadar bahwa pemakaian komputer dapat menyebabkan penurunan kesehatan dan tidak melakukan upaya untuk mengatasi atau menguranginya. Perusahaan tidak melakukan upaya untuk mengurangi masalah penurunan kesehatan ini biasanya adalah dengan alasan efeknya ke kesehatan tidak langsung terlihat dan untuk penghematan biaya.

MENGELOLA PERMASALAHAN ETIKA

                   Martin (1999) menjelaskan bahwa standar etika tiap orang berbeda karena latar belakangnya yang berbeda tergantung dari integritas, kejujuran, kompetensi, kehormatan, keadilan, kepercayaan, keberanian, dan tanggung jawab yang di bentuk dari masa kecil sampai sekarang.

                   Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dapat di gunakan untuk menangani isu etika yang muncul di dalam organisasi. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini .

1.      Pertama-tama yang harus di lakukan adalah menyadari permasalahan etika yang akan muncul dari tindakan yang akan di ambil. Karena standar etik manusia  ada di dalam hati, maka cara paling tepat untuk menyadarinya adalah dengan merasakannya.

2.      Jika permasalah etika sudah di sadari, maka perlu di analisi dan di pecahkan. Beberapa pendekatan yang dapat di gunakan untuk menganalisis dan memecahkan permasalahan etika, yaitu sebagai berikut :

a.       Pendekatan emas ( the golden rule ) yang berbunyi “lakukan kepada orang-orang lain seperti apa yang kamu ingin mereka melakukannya kepadamu”.

b.      Pendekatan immanuel kant’s categorical imperative yang berbunyi “jika suatu tindakan tidak benar untuk di lakukan oleh setiap orang, maka itu tidak benar dilakukan untuk oleh setiap orang”.

c.       Pendekatan descartes’ rule of change yang berbunyi “ jika suatu tidakan tidak dapat dilakukan berulang-ulang, maka itu tidak benar untuk dilakukan  pada suatu saat tertentu”.

Ajaran ini juga termasuk dalah slippery slope rule yaitu yang mengatakan bahwa sekali kita terjatuh terpeleset di jalur yang licin, kemungkinan tidak akan dapat menghentikan terpelesetnya.

d.      Pendekatan Utilitarian principle yang berbunyi “ ambilah tindakan yang memberikan nilai lebih tinggi atau yang lebih besar”.

e.       Pendekatan risk aversion principle yang berbunyi “ambilah tindakan yang menghasilkan bahaya yang terkecil atau potensi biaya terendah”.

f.       Pendekatan “no free lunch rule”  yang berbunyi “ asumsikan bahwa semua obyek tampak dan tidak tampak dimiliki oleh orang lain kecuali jika ada pernyataan sebaiknya yang spesifik”.

3.      Pilih alternatif dengan kinerja terbaik. Pemilihan pendekatan untuk mengatasi permasalahan etika akan mempunyai efek, sehingga perlu dipilih pendekatan dengan efek yang paling minimum atau mempunyai kinerja terbaik.

POLITIK INFORMASI

                   Davenport, enccles dan prusak ( 1992 ) melakukan studi yang melibatkan 25  perusahaan. Perusahaan-perusahaan ini gagal atau dalam proses kegagalan dalam  menerapkan sistem informasinya. Alasannya adalah perusahan-perusahaan tersebut tidak mengelola politik informasi dengan benar.

                   Markus (1981 ) menyatakan bahwa sistem informasi mempengaruhi distribusi kekuasaan di organisasi karena alasan- alasan sebagai berikut:

1.      Pemegang akses informasi untuk alokasi sumber-sumber daya keputusan.

2.      Sistem informasi di gunakan untuk alokasi sumber-sumber daya, sistem yang dapat mempengaruhi perilaku individu-individu.

3.      Sistem informasi digunakan untuk sistem pengendalian yang dapat mencegah atau membatasi kegiatan-kegiatan.

4.      Sistem informasi menyebabkan kekuasaan dan kekuatan (power) karena memberikan kesan kemampuan untuk dapat merubah hasil. Persepsi atau kesan dari memiliki kekuatan akan menimbulkan kekuatan.

Baca juga : Etika dan Politik Informasi (2/2)

Makalah Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (2/2)

Strategi Kontrak

Jika keputusan di-outsource-kan sudah diputuskan, maka langkah berikutnya adalah mengevaluasi beberapa strategi kontrak yang tersedia. Evaluasi strategi kontrak menggunakan dua buah dimensi sebagai berikut ini:

1.     Gaya Pembelian (Purchasing style) yang menjelaskan gaya hubungan antara perusahaan dengan penyedia jasa outsourcing yang terdiri dari:

a.       Transaksi (Transaction) yaitu pembelian yang regular dengan kontrak tepat waktu.

b.      Hubungan baik (Relationship) yaitu hubungan pembelian dalam bentuk partnership.

2.     Focus Pembelian (Purchasing focus) yaitu menjelaskan siapa yang akan mengoperasikan dan mengelola aktifitas-aktifitas TI yang terdiri dari:

a.       Sumber daya (Resources) yaitu aktifitas-aktifitas TI dikelola sendiri oleh departemen TI  internal dengan sumber dayanya diperoleh dari outsourcer.

b.      Hasil (Result) yaitu outsourcer mengelola aktifitas-aktifitas TI dan perusahaan hanya menerima hasil akhirnya saja.

Kombinasi dari dua dimensi dapat diperoleh empat macam alternative kontrak outsourcing sebagai berikut ini:

1.      Beli-dalam (Buy-In) yaitu outsourcer menyediakan sumber daya TI semacam pemrogram komputer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Departemen TI internal bertanggung jawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerja antar perusahaan denga outsourcer adalah hubungan bisnis jangka pendek.

2.      Pemasok terpilih (Preferred suppliers) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrograman komputer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Departemen TI internal bertanggung jawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerja antar perusahaan denga outsourcer adalah hubungan bisnis jangka panjang.

3.      Kontrak-penuh (Contract-out) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrograman komputer, mengelola kegiatan-kegiatan TI dan bertanggung jawab menyediakan hasilnya.

4.      Kontraktor Terpilih (Preferred contractor) yaitu perusahaan dan outsourcer menbangun kerjasama jangka panjang, misanya membuat kembali perusahaan outsourcing untuk menyediakan sumber daya, mengelola kagiatan-kegiatan TI dan menyediakan hasilnya.

Strategi kontrak untuk outsourcing diatas dapat juga ditentukan dari melihat sisi teknisnya. Terdapat dua dimensi untuk mempertimbangkan sisi teknis yaitu sebagai berikut ini:

1.      Kematangan teknis (Technical manituring) yaitu kemampuan dari perusahaan untuk mendefinisikan secara spesifik kebutuhan-kebutuhan yang harus disediakan oleh outsourcer. Semakin matang kegiatan TI dari perspektif teknis yang dipahami perusahaan, semakin rendah resiko yang akan terjadi jika perusahaan meng-outsource aktifitas TU tersebut.

2.      Integrasi teknis (Technical integration) yaitu tingkat integrasi aktifitas TI dengan proses bisnis dari sistem-sistem teknikal yang lain. Semakin tinggi integrasinya, semakin tinggi resikonya jika perusahan meng-outsource aktifitas TI tersebut.

End – User Development

Jika keputusannya adalah mengembangkan sistem teknologi informasi (STI) secara internal (insourcing), maka yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan oleh pengguna sistem  end user development (EUD) atau end user computing (EUC). Factor penentu pengembangan STI oleh pemakai sistem adalah dampak dari STI yang akan dikembangkan. Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu juga, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengambangan sistem dengan EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh kepada pemakai sistem lainya atau pada organisasi secara luas.

Pengembangan sistem oleh pemakai sistem (end user computing) merupakan fenomena yang mulai tejadi terutama di perusahaan-perusahaan yang menghadapi persaingan yang ketat. Perusahaan-perusahaan seperti ini harus menghadapi persaingan dengan cepat. Manajer-manajer di perusahaan ini harus dapat mengambil keputusan dengan cepat. Padahal masalah yang harus diambil keputusannya adalah masalah-masalah ad-hoc yaitu maslah-masalah yang timbul tiba-tiba dan tidak umum. Untuk permasalahan-permasalahan seperti ini, sistem teknologi informasi tidak mendukung. Manajer harus membuat aplikasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan seperti ini. Permasalahan baru muncul yaitu ketika manajer bersangkutan meminta departemen informasi untuk mengembangkan aplikasi tersebut. Karena banyak manajer yang mengalami permasalahan yang sama, yaityu meminta informasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan ad-hoc, maka departemen informasi menjadi sangat sibuk dan membutuhkan waktu yang lama untuk merespon dan menyelasaikan permintaan manaje-manajer tersebut, padahal aplikasi tersebut harus segera digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang harus segera dijawab. Karena permasalahan lamanya menunggu pengembangan sistem yang dilakukan oleh departemen sistem informasi, banyak manajer berfikir untuk mengembangkan sendiri aplikasinya tanpa harus tergantung dengan departemen sistem informasi.

 Kelebihan-kelebihan dari EUC adalah sebagai berikut:

1.  Menghindari permasalahan kenacetan di departemen sistem informasi jika harus dikembangkan di departemen itu. Dengan EUC, maka aplikasi dapat diselesaikan dengan lebih cepat karena dikembangkan sendiri oleh pemakai sistem.

2.   Kebutuhan pekai sistem dapat lebih terpenuhi karena dikembangkan sendiri yang tentunya pemakai lebih memahamikeinginan sendiri jika dibandingkan dengan dikembangkan oleh pihak lain yang kurang dapat memahami sepenuhnya kebutuhan informasi dari pemakai sistem terutama untuk sistem yang ad-hoc yang melibatkan keputusan-keputusan tidak terstruktur (unstructured decisions).

3.   Meningkatkan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem sehingga pemakai akan lebih puas karena kebutuhannya terpenuhi dan akibatnya kepuasan pemakai sistem akan membawa ke penggunaan sistem tersebut.

4.   Dengan mengembangkan sendiri aplikasinya, kualitas pemahaman pemakai sistem terhadap sistem teknologiinformasi akan meningkat.

Kekurangan-kekurangannya adalah sebagai berikut ini.

1.   Karena pemakai sistem harus mengembangkan aplikasinya sendiri, paling tidak pemakai juga harus mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi dan pemahaman tentang pengembangan sistem. Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang ini.

2.   Penerapan EUC mempunyai resiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi diluar yang dikembangkan oleh pemakai sistem jika dampak dari pengembangan EYC adalah luas diluar sistem yang dikembangkan sendiri. Akibat dari ini misalnya adalah dapat merusak data di basis data korporat jika pemakai sistem meggunakan data dan memutakhirkan data secara salah yang ada di basis data.

3.   Kelemahan ketiga adalah kelemahan teknis yang diimiliki oleh pemakai sistem. Penerapan EUC dapat tidak efisien dan efektif jika dikembangkan oleh pemakai sistem yang juga sebagai manajer perusahaan. Jika manajer perusahaan harus belajar terlebih dahulu bahasa pemrograman untuk dapat memprogram  aplikasinya, maka akan dibutuhkan waktu yang lama. Waktu manajer menjadi tidak efisien karena manajer dibayar mahal untuk mengambil keputusan bukan untuk belajar bahasa pemprograman yang sangat teknis. Sebaliknya jika manajer tidak dapat memprogram maka penerapan EUC menjadi tidak efektif. Dengan demikian terjadi dilemma dalam penerapan EUC.

Beberapa hal perlu dipertimbangkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan dari penerapan end user computing (EUC) ini. Kelemahan pertama yaitu pemahaman tentang sistem teknologi informasi (STI) dapat diatasi dengan memberikan pelatihan-pelatihan dan menunggu sampai pemakai sistem memahami hal tersebut. Dengan demikian kelemahan pertama tersebut dapat diatasi dengan memperhatikan waktu (timing) penerapan EUC yang tepat yaitu setelah pemakai-pemakai sistem yang akan mengembangkan sendiri aplikasi mempunyai pengetahuan tentang STI.

Kelemahan kedua dari EUC adalah resiko kerusakan sistem lainnya dan basis data. Kelemahan ini juga dapat dibatasi dengan memberikan pelatihan-pelatihan dan meningkatkan pengendalian (control) yang berupa aturan-aturan dan pedoman-pedoman di dalam pengembangan EUC. Kelemahan kedua ini dapat diatasi dengan memikirkan strategi pengembangan EUC yang mengarah ke pertumbuhan EUC yang terkendali (cotrolled growth).

Kelemahan ketiga dari penerapan sisten EUC adalah dilemma yang dihadapi oleh manajer didalam menggunakan waktunya untuk mempelajari pengembangan sistem. Kelemahan ketiga ini dapat diatasi dengan taktik supaya waktu manajer tetap efisien dan hasil dari EUC tetap efektif. Taktik yang biasanya dilakukan adalah dengan menggunakan bahasa generasi keempat yang mudah untuk dipelajari sehingga tidak membuang banyak waktu manajer untuk mempelajari dan membentuk pusat informasi (information center) yaitu pusat dimana manajer dapat meminta bantuan pakar jika membutuhkan bantuan ketika menghadapi kesulitan dalam pengembangan dengan metode EUC. Ketiga hal ini, yaitu waktu ( timing ), strategi dan taktik penerapan EUC akan dibahas berikut ini.

Waktu Penerapan EUC

            Pemakaian system yang harus mengembangkan aplikasinya sendiri paling tidak harus mempunyai pemahaman tentang teknologi system informasi dan pemahaman tentang pengembangan system tersebut. Tidak semua pemakai system mempunyai pemahaman tentang ini. Jika pemakai system yang tidak mempunyai pengetahuan tersebut bagaimana mungkin ia dapat mengembangkan system dengan mengena. Jika EUC diizinkan dan pemakai system balum siap maka EUC sudah dapat di pastikan akan tidak berhasil. Olah karena timing kapan end user computing ( EUC ) dapat milai di terapkan di organisasi merupakan pertanyaan yang krusial dan harus dipertimn\bangkan masak-masak.

            Tahapan-tahapan dari Nolan ( Nolan’s stages ) dapat di gunakan untuk menentukan timing dari EUC. Nolan memberikan empat tahapan yaitu:

1.Tahap inisiasi

Tahap organisasi pertama kali mengenal teknologi informasi. Secar umu, di Indonesia, teknologi informasi mulai di kenal pada tahun 1970-an, tetapi hanya beberapa perusahaan besar saja, Teknologi informasi mulai banyak dikenal diindonesia setelah dikenalkannya computer mikro pada awal tahun 1980.

2.Tahap contagion.

Pada tahap ini banyak organisasi mulai menggunakan teknologi informasi karena hanya meniru dari organiosasi lainnya tanpa mempertimbangkan untung dan ruginya. Di Indonesia, tahun-tahun ini masih di anggap sebagai tahap ketularan karena masih banyak organisasi yang menggunakan teknologi informasi hanya meniru dari lainnya.

3.Tahap control.

Pada tahp ini, organisasi menggunakan teknologi informasi dengan pertimbangan untung dan rugi. Beberapa perusahaan mengendalikan proses pembelian teknologo informasi dengan mempertimbangkan untung dan ruginya. Jika ada individu atau suatu unit di dalm perusahaan membutuhkan teknologi informasi, maka bagian pengadaan akan mengevaluasi biaya dan manfaatnya sebelum menyetujui pengadaannya. Beberapa perusahaan di Indonesia sudah masuk ke tahap ini.

4.Tahap mature.

Pada tahap ini, organisasi menggunakan teknologi informasi tidak hanya sudah lewat pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi juga sudah mempertimbangkan sampai keunggulan kompetisi untuk di gunakan sebagai alat kompetisi. Beberapa perusahaan di Indonesia sudah mulai masuk ke tahap ini.

Strategi EUC                                                                                                                                         Jika organisasi sudah melakukan EUC, maka penerapan EUC harus terus di kembangkan dalam arti bahwa manajer-manajer di dalam organisasi hatus do dorong untuk melakukannya. Organisasi yang sudah siap dan sudah melakukukan EUC akan mempunyai nilai keunggulan kompetisi tersendiri, karena pengambilan keputusan ad-hoc oleh masing-masing manajer akan dapat cepat di selesaikan oleh manajer itu sendiri dengan bantuan system teknologi informasi yang di bangun sendiri. Perkembangan EUC di organisasi semacam ini di arahkan sampai ke titik yang di sebut dengan pertumbuhan terkendali, yaitu saat EUC di terapkan secara optimal di organisasi. Strategi mencapai titik ini dapat di lakukan dengan tiga cara, yaitu:

1.   Strategi aselerasi menekankan pada kecepatan ekspansi dari penerapan EUC dengan pengendalian yang kurang diperhatikan. Strategi ni lebih menekankan pada peningkatan kuantitas atau jumlah manajer yang melakukan EUC

2.   Strategi kontaimen adalah sebaliknya yaitu lebih menekankan pada pengendalian dari EUC ketimbang kecepatan penerapannya. Dengan strategi kontainmen, pengembangan EUC di  tekankan pada kualitas EUC itu terlebih dahulu sebelum diikuti oleh kuantitas yang melakukan EUC. Peningkatan kualitas penerapan EUC dapat di lakukan dengan lebih melatih dan meningkatkan kualitas pemahaman manajer terhadap EUC dan peningkatan aturan-aturan dan pedoman-pedoman dalam penerapan EUC.

3.      Beberapa organisasi di Amerika Serikat lebih memilih strategi yang ketiga dalam pengembangan EUC yaitu strategi imbang (balance). Strategi imbang ini menekankan kualitas dan kuantitas berjalan bersama-sama secara imbang untuk mencapai ke pertumbuhan terkendali dari penerapan EUC di perusahaan.

Taktik Penerapan EUC

Hal yang ketiga yang perlu diperhatikan dalam EUC adalah  taktik pelaksaan EUC. Taktik pelaksanaan EUC dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan kemampuan teknis manajer. Taktik yang diterapkan adalah dengan menyediakan alat-alat pengembangan system yang mudah digunakan dan membangun pusat informasi (information center) di dalam organisasi.

Alat-alat Pengembangan Sistem

Alat-alat perangkat lunak generasi keempat dapat membantu manajer untuk mengembangkan aplikasinya sendiri dengan lebih mudah. Alat-alat perangkat lunak generasi keempat ini dapat berupa DBMS ( Data Base Management Systems) dengan bahasa kueri (query language) yang disediakannya, Visual Language dan CASE (Computer Aided Software Engineering)..

Bahasa kueri yang standar disebut dengan SQL (Structured Query Language). Bahasa SQL mudah di pelajari dengan struktur dasarnya sebagai berikut :

            select data-item,…

            from nama-file

            where kondisi

Dengan memahami struktur dasar ini, manajer dapat mengkses basis data yang telah dibuat dengan paket DBMS dengan mudah. Select, from dan where merupakan kata kunci yang harus ditulis persis. Arti dari select adalah memilih data-item di file basis data yang akan ditampilkan (jika lebih dari satu item ditulis dengan dipisahkan koma), from menunjukkan nama file yang akan digunakan dan where menunjukkan kondisi penyeleksian record dari file basis data.

Pusat informasi

Taktik lain selain menggunakan alat-alat pengembangan system yang mudah untuk membantu penerapan EUC adalah dibangunnya pusat informasi (informasi center atau IC) di dalam departemen system informasi. Konsultasi di unit ini akan selalu tersedia jika pemakai system mengalami kesulitan teknis dalam mengembangkan aplikasinya sendiri. Unit pusat informasi ini juga dapat berperan sebagai pengawas untuk menjamin penerapan EUC terkendali dengan baik sesuai dengan kualitas dan integritas data dan standar keamanan dan standar lainnya yang di tetapkan. Unit pusat informasi juga dapat berfungsi sebagai unit pelatihan bagi pemakai system, unit yang mencari dan mengevaluasi alat-alat pengembangan system yang dapat membantu pemakai system.

Prototyping

         Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah metode EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan memilih metode ini adalah jadwal pemakaian sistem teknologi informasi (STI) yang harus segera tidak dapat menunggu terlalu lama. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan STI yang harus segera dioperasikan jika tidak permasalahan yang akan diselesaikan STI sudah menjadi basi dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat.

         Suatu prototip (prototype) adalah bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari sistem. Setelah dioperasikan, prototip ditingkatkan terus sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem yang juga meningkat.

         Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototip secara cepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh.

Proses membangun sistem ini yaitu dengan membuat prototip atau model awal, mencobanya , meningkatkannya dan mencobanya lagi dan meningkatkannya dan seterusnya sampai didapatnya sistem yang lengkap disebut dengan proses iteratif (iterative process) dari pengembangan sistem.

   Tahapan-tahapan yang dilakukan didalam pengembangan sistem menggunakan metode prototip adalah sebagai berikut.

1. Identifikasi kebutuhan pemakai yang paling mendasar.

Pembuat sistem dapat mewawancarai  pemakai sistem tentang kebutuhan pemakai sistem yang paling minimal terlebih dahulu. Proses ini sama dengan proses analisis di pengembangan sistem model SDLC.

2. Membangun prototip

Prototip dibangun oleh pembuat sistem dengan cepat. Hal ini dimungkinkan karena pembuat sistem hanya membangun bagian yang paling mendasar dulu dari keseluruhan sistem yang paling dibutuhkan terlbih dahulu oleh pemakai sistem. Hal lainnya yang memungkinkan pembuat sistem menggunakan alat-alat bantu generasi  terbaru seperti misalnya DBMS dan CASE.

3. Menggunakan prototip

Pemakai sistem dianjurkan untuk menggunakan prototip sehingga dapat menilai kekurangan-kekurangan dari prototip sehingga dapat memberikan masukan-masukan kepada pembuat sistem.

4. Merevisi dan meningkatkan prototip

Pembuat sistem memperbaiki prototip berdasarkan pengalamannya untuk    membuat sistem sejenis yang baik. Jika prototip belum lengkap, maka proses      iterasi diulang lagi mulai dari nomor 3.

5. Jika prototip lengkap menjadi sistem yang dikehendaki, proses iterasi dihentikan.

Beberapa kelebihan-kelebihan dari metode pengembangan sistem cara prototyping adalah sebagai berikut.

1.     Jika sistem yang dikembangkan ingin digunakan secepatnya karena keputusan yang akan diambil manajer merupakan keputusan yang harus segera dilakukan berdasarkan pada informasi yang diberikan oleh sistem.

2.     Terjadi ketidakpastian terhadap rancangan dari sistem yang dapat berubah dengan berjalannya waktu disebabkan karena kebutuhan informasi pemakai sistem yang belum jelas. Dengan prototyping, sistem akan selalu ditingkatkan jika kebutuhan pemakai dari waktu ke waktu muncul dan dibutuhkan.

3.      Prototyping mendorong partisipasi dan keterlibatan pemakai sistem dalam pengembangan sistem karena sistem akan terus ditingkatkan dari hasil saran-saran yang diberikan oleh pemakai sistem.

Disamping kelebihan-kelebihan dari  prototyping , beberapa kelemahan juga terjadi yaitu sebagai berikut ini :

1.            Kualitas sistem akan berkurang disebabkan sistem tidak dirancang secara terintegrasi sehingga dapat menyebabkan integrasi basis data kurang baik dan hubungan satu bagian dengan bagian lain di sistem kurang terintegrasi.

2.            Dokumentasi dari sistem kurang baik dibandingkan dengan yang diberikan oleh SLDC yang sudah terancang dengan baik.

Baca Juga : Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (1/2)