Makalah Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (2/2)

Strategi Kontrak

Jika keputusan di-outsource-kan sudah diputuskan, maka langkah berikutnya adalah mengevaluasi beberapa strategi kontrak yang tersedia. Evaluasi strategi kontrak menggunakan dua buah dimensi sebagai berikut ini:

1.     Gaya Pembelian (Purchasing style) yang menjelaskan gaya hubungan antara perusahaan dengan penyedia jasa outsourcing yang terdiri dari:

a.       Transaksi (Transaction) yaitu pembelian yang regular dengan kontrak tepat waktu.

b.      Hubungan baik (Relationship) yaitu hubungan pembelian dalam bentuk partnership.

2.     Focus Pembelian (Purchasing focus) yaitu menjelaskan siapa yang akan mengoperasikan dan mengelola aktifitas-aktifitas TI yang terdiri dari:

a.       Sumber daya (Resources) yaitu aktifitas-aktifitas TI dikelola sendiri oleh departemen TI  internal dengan sumber dayanya diperoleh dari outsourcer.

b.      Hasil (Result) yaitu outsourcer mengelola aktifitas-aktifitas TI dan perusahaan hanya menerima hasil akhirnya saja.

Kombinasi dari dua dimensi dapat diperoleh empat macam alternative kontrak outsourcing sebagai berikut ini:

1.      Beli-dalam (Buy-In) yaitu outsourcer menyediakan sumber daya TI semacam pemrogram komputer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Departemen TI internal bertanggung jawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerja antar perusahaan denga outsourcer adalah hubungan bisnis jangka pendek.

2.      Pemasok terpilih (Preferred suppliers) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrograman komputer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Departemen TI internal bertanggung jawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerja antar perusahaan denga outsourcer adalah hubungan bisnis jangka panjang.

3.      Kontrak-penuh (Contract-out) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrograman komputer, mengelola kegiatan-kegiatan TI dan bertanggung jawab menyediakan hasilnya.

4.      Kontraktor Terpilih (Preferred contractor) yaitu perusahaan dan outsourcer menbangun kerjasama jangka panjang, misanya membuat kembali perusahaan outsourcing untuk menyediakan sumber daya, mengelola kagiatan-kegiatan TI dan menyediakan hasilnya.

Strategi kontrak untuk outsourcing diatas dapat juga ditentukan dari melihat sisi teknisnya. Terdapat dua dimensi untuk mempertimbangkan sisi teknis yaitu sebagai berikut ini:

1.      Kematangan teknis (Technical manituring) yaitu kemampuan dari perusahaan untuk mendefinisikan secara spesifik kebutuhan-kebutuhan yang harus disediakan oleh outsourcer. Semakin matang kegiatan TI dari perspektif teknis yang dipahami perusahaan, semakin rendah resiko yang akan terjadi jika perusahaan meng-outsource aktifitas TU tersebut.

2.      Integrasi teknis (Technical integration) yaitu tingkat integrasi aktifitas TI dengan proses bisnis dari sistem-sistem teknikal yang lain. Semakin tinggi integrasinya, semakin tinggi resikonya jika perusahan meng-outsource aktifitas TI tersebut.

End – User Development

Jika keputusannya adalah mengembangkan sistem teknologi informasi (STI) secara internal (insourcing), maka yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan oleh pengguna sistem  end user development (EUD) atau end user computing (EUC). Factor penentu pengembangan STI oleh pemakai sistem adalah dampak dari STI yang akan dikembangkan. Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu juga, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengambangan sistem dengan EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh kepada pemakai sistem lainya atau pada organisasi secara luas.

Pengembangan sistem oleh pemakai sistem (end user computing) merupakan fenomena yang mulai tejadi terutama di perusahaan-perusahaan yang menghadapi persaingan yang ketat. Perusahaan-perusahaan seperti ini harus menghadapi persaingan dengan cepat. Manajer-manajer di perusahaan ini harus dapat mengambil keputusan dengan cepat. Padahal masalah yang harus diambil keputusannya adalah masalah-masalah ad-hoc yaitu maslah-masalah yang timbul tiba-tiba dan tidak umum. Untuk permasalahan-permasalahan seperti ini, sistem teknologi informasi tidak mendukung. Manajer harus membuat aplikasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan seperti ini. Permasalahan baru muncul yaitu ketika manajer bersangkutan meminta departemen informasi untuk mengembangkan aplikasi tersebut. Karena banyak manajer yang mengalami permasalahan yang sama, yaityu meminta informasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan ad-hoc, maka departemen informasi menjadi sangat sibuk dan membutuhkan waktu yang lama untuk merespon dan menyelasaikan permintaan manaje-manajer tersebut, padahal aplikasi tersebut harus segera digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang harus segera dijawab. Karena permasalahan lamanya menunggu pengembangan sistem yang dilakukan oleh departemen sistem informasi, banyak manajer berfikir untuk mengembangkan sendiri aplikasinya tanpa harus tergantung dengan departemen sistem informasi.

 Kelebihan-kelebihan dari EUC adalah sebagai berikut:

1.  Menghindari permasalahan kenacetan di departemen sistem informasi jika harus dikembangkan di departemen itu. Dengan EUC, maka aplikasi dapat diselesaikan dengan lebih cepat karena dikembangkan sendiri oleh pemakai sistem.

2.   Kebutuhan pekai sistem dapat lebih terpenuhi karena dikembangkan sendiri yang tentunya pemakai lebih memahamikeinginan sendiri jika dibandingkan dengan dikembangkan oleh pihak lain yang kurang dapat memahami sepenuhnya kebutuhan informasi dari pemakai sistem terutama untuk sistem yang ad-hoc yang melibatkan keputusan-keputusan tidak terstruktur (unstructured decisions).

3.   Meningkatkan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem sehingga pemakai akan lebih puas karena kebutuhannya terpenuhi dan akibatnya kepuasan pemakai sistem akan membawa ke penggunaan sistem tersebut.

4.   Dengan mengembangkan sendiri aplikasinya, kualitas pemahaman pemakai sistem terhadap sistem teknologiinformasi akan meningkat.

Kekurangan-kekurangannya adalah sebagai berikut ini.

1.   Karena pemakai sistem harus mengembangkan aplikasinya sendiri, paling tidak pemakai juga harus mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi dan pemahaman tentang pengembangan sistem. Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang ini.

2.   Penerapan EUC mempunyai resiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi diluar yang dikembangkan oleh pemakai sistem jika dampak dari pengembangan EYC adalah luas diluar sistem yang dikembangkan sendiri. Akibat dari ini misalnya adalah dapat merusak data di basis data korporat jika pemakai sistem meggunakan data dan memutakhirkan data secara salah yang ada di basis data.

3.   Kelemahan ketiga adalah kelemahan teknis yang diimiliki oleh pemakai sistem. Penerapan EUC dapat tidak efisien dan efektif jika dikembangkan oleh pemakai sistem yang juga sebagai manajer perusahaan. Jika manajer perusahaan harus belajar terlebih dahulu bahasa pemrograman untuk dapat memprogram  aplikasinya, maka akan dibutuhkan waktu yang lama. Waktu manajer menjadi tidak efisien karena manajer dibayar mahal untuk mengambil keputusan bukan untuk belajar bahasa pemprograman yang sangat teknis. Sebaliknya jika manajer tidak dapat memprogram maka penerapan EUC menjadi tidak efektif. Dengan demikian terjadi dilemma dalam penerapan EUC.

Beberapa hal perlu dipertimbangkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan dari penerapan end user computing (EUC) ini. Kelemahan pertama yaitu pemahaman tentang sistem teknologi informasi (STI) dapat diatasi dengan memberikan pelatihan-pelatihan dan menunggu sampai pemakai sistem memahami hal tersebut. Dengan demikian kelemahan pertama tersebut dapat diatasi dengan memperhatikan waktu (timing) penerapan EUC yang tepat yaitu setelah pemakai-pemakai sistem yang akan mengembangkan sendiri aplikasi mempunyai pengetahuan tentang STI.

Kelemahan kedua dari EUC adalah resiko kerusakan sistem lainnya dan basis data. Kelemahan ini juga dapat dibatasi dengan memberikan pelatihan-pelatihan dan meningkatkan pengendalian (control) yang berupa aturan-aturan dan pedoman-pedoman di dalam pengembangan EUC. Kelemahan kedua ini dapat diatasi dengan memikirkan strategi pengembangan EUC yang mengarah ke pertumbuhan EUC yang terkendali (cotrolled growth).

Kelemahan ketiga dari penerapan sisten EUC adalah dilemma yang dihadapi oleh manajer didalam menggunakan waktunya untuk mempelajari pengembangan sistem. Kelemahan ketiga ini dapat diatasi dengan taktik supaya waktu manajer tetap efisien dan hasil dari EUC tetap efektif. Taktik yang biasanya dilakukan adalah dengan menggunakan bahasa generasi keempat yang mudah untuk dipelajari sehingga tidak membuang banyak waktu manajer untuk mempelajari dan membentuk pusat informasi (information center) yaitu pusat dimana manajer dapat meminta bantuan pakar jika membutuhkan bantuan ketika menghadapi kesulitan dalam pengembangan dengan metode EUC. Ketiga hal ini, yaitu waktu ( timing ), strategi dan taktik penerapan EUC akan dibahas berikut ini.

Waktu Penerapan EUC

            Pemakaian system yang harus mengembangkan aplikasinya sendiri paling tidak harus mempunyai pemahaman tentang teknologi system informasi dan pemahaman tentang pengembangan system tersebut. Tidak semua pemakai system mempunyai pemahaman tentang ini. Jika pemakai system yang tidak mempunyai pengetahuan tersebut bagaimana mungkin ia dapat mengembangkan system dengan mengena. Jika EUC diizinkan dan pemakai system balum siap maka EUC sudah dapat di pastikan akan tidak berhasil. Olah karena timing kapan end user computing ( EUC ) dapat milai di terapkan di organisasi merupakan pertanyaan yang krusial dan harus dipertimn\bangkan masak-masak.

            Tahapan-tahapan dari Nolan ( Nolan’s stages ) dapat di gunakan untuk menentukan timing dari EUC. Nolan memberikan empat tahapan yaitu:

1.Tahap inisiasi

Tahap organisasi pertama kali mengenal teknologi informasi. Secar umu, di Indonesia, teknologi informasi mulai di kenal pada tahun 1970-an, tetapi hanya beberapa perusahaan besar saja, Teknologi informasi mulai banyak dikenal diindonesia setelah dikenalkannya computer mikro pada awal tahun 1980.

2.Tahap contagion.

Pada tahap ini banyak organisasi mulai menggunakan teknologi informasi karena hanya meniru dari organiosasi lainnya tanpa mempertimbangkan untung dan ruginya. Di Indonesia, tahun-tahun ini masih di anggap sebagai tahap ketularan karena masih banyak organisasi yang menggunakan teknologi informasi hanya meniru dari lainnya.

3.Tahap control.

Pada tahp ini, organisasi menggunakan teknologi informasi dengan pertimbangan untung dan rugi. Beberapa perusahaan mengendalikan proses pembelian teknologo informasi dengan mempertimbangkan untung dan ruginya. Jika ada individu atau suatu unit di dalm perusahaan membutuhkan teknologi informasi, maka bagian pengadaan akan mengevaluasi biaya dan manfaatnya sebelum menyetujui pengadaannya. Beberapa perusahaan di Indonesia sudah masuk ke tahap ini.

4.Tahap mature.

Pada tahap ini, organisasi menggunakan teknologi informasi tidak hanya sudah lewat pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi juga sudah mempertimbangkan sampai keunggulan kompetisi untuk di gunakan sebagai alat kompetisi. Beberapa perusahaan di Indonesia sudah mulai masuk ke tahap ini.

Strategi EUC                                                                                                                                         Jika organisasi sudah melakukan EUC, maka penerapan EUC harus terus di kembangkan dalam arti bahwa manajer-manajer di dalam organisasi hatus do dorong untuk melakukannya. Organisasi yang sudah siap dan sudah melakukukan EUC akan mempunyai nilai keunggulan kompetisi tersendiri, karena pengambilan keputusan ad-hoc oleh masing-masing manajer akan dapat cepat di selesaikan oleh manajer itu sendiri dengan bantuan system teknologi informasi yang di bangun sendiri. Perkembangan EUC di organisasi semacam ini di arahkan sampai ke titik yang di sebut dengan pertumbuhan terkendali, yaitu saat EUC di terapkan secara optimal di organisasi. Strategi mencapai titik ini dapat di lakukan dengan tiga cara, yaitu:

1.   Strategi aselerasi menekankan pada kecepatan ekspansi dari penerapan EUC dengan pengendalian yang kurang diperhatikan. Strategi ni lebih menekankan pada peningkatan kuantitas atau jumlah manajer yang melakukan EUC

2.   Strategi kontaimen adalah sebaliknya yaitu lebih menekankan pada pengendalian dari EUC ketimbang kecepatan penerapannya. Dengan strategi kontainmen, pengembangan EUC di  tekankan pada kualitas EUC itu terlebih dahulu sebelum diikuti oleh kuantitas yang melakukan EUC. Peningkatan kualitas penerapan EUC dapat di lakukan dengan lebih melatih dan meningkatkan kualitas pemahaman manajer terhadap EUC dan peningkatan aturan-aturan dan pedoman-pedoman dalam penerapan EUC.

3.      Beberapa organisasi di Amerika Serikat lebih memilih strategi yang ketiga dalam pengembangan EUC yaitu strategi imbang (balance). Strategi imbang ini menekankan kualitas dan kuantitas berjalan bersama-sama secara imbang untuk mencapai ke pertumbuhan terkendali dari penerapan EUC di perusahaan.

Taktik Penerapan EUC

Hal yang ketiga yang perlu diperhatikan dalam EUC adalah  taktik pelaksaan EUC. Taktik pelaksanaan EUC dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan kemampuan teknis manajer. Taktik yang diterapkan adalah dengan menyediakan alat-alat pengembangan system yang mudah digunakan dan membangun pusat informasi (information center) di dalam organisasi.

Alat-alat Pengembangan Sistem

Alat-alat perangkat lunak generasi keempat dapat membantu manajer untuk mengembangkan aplikasinya sendiri dengan lebih mudah. Alat-alat perangkat lunak generasi keempat ini dapat berupa DBMS ( Data Base Management Systems) dengan bahasa kueri (query language) yang disediakannya, Visual Language dan CASE (Computer Aided Software Engineering)..

Bahasa kueri yang standar disebut dengan SQL (Structured Query Language). Bahasa SQL mudah di pelajari dengan struktur dasarnya sebagai berikut :

            select data-item,…

            from nama-file

            where kondisi

Dengan memahami struktur dasar ini, manajer dapat mengkses basis data yang telah dibuat dengan paket DBMS dengan mudah. Select, from dan where merupakan kata kunci yang harus ditulis persis. Arti dari select adalah memilih data-item di file basis data yang akan ditampilkan (jika lebih dari satu item ditulis dengan dipisahkan koma), from menunjukkan nama file yang akan digunakan dan where menunjukkan kondisi penyeleksian record dari file basis data.

Pusat informasi

Taktik lain selain menggunakan alat-alat pengembangan system yang mudah untuk membantu penerapan EUC adalah dibangunnya pusat informasi (informasi center atau IC) di dalam departemen system informasi. Konsultasi di unit ini akan selalu tersedia jika pemakai system mengalami kesulitan teknis dalam mengembangkan aplikasinya sendiri. Unit pusat informasi ini juga dapat berperan sebagai pengawas untuk menjamin penerapan EUC terkendali dengan baik sesuai dengan kualitas dan integritas data dan standar keamanan dan standar lainnya yang di tetapkan. Unit pusat informasi juga dapat berfungsi sebagai unit pelatihan bagi pemakai system, unit yang mencari dan mengevaluasi alat-alat pengembangan system yang dapat membantu pemakai system.

Prototyping

         Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah metode EUC adalah metode prototyping. Pertimbangan memilih metode ini adalah jadwal pemakaian sistem teknologi informasi (STI) yang harus segera tidak dapat menunggu terlalu lama. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan STI yang harus segera dioperasikan jika tidak permasalahan yang akan diselesaikan STI sudah menjadi basi dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat.

         Suatu prototip (prototype) adalah bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari sistem. Setelah dioperasikan, prototip ditingkatkan terus sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem yang juga meningkat.

         Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototip secara cepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh.

Proses membangun sistem ini yaitu dengan membuat prototip atau model awal, mencobanya , meningkatkannya dan mencobanya lagi dan meningkatkannya dan seterusnya sampai didapatnya sistem yang lengkap disebut dengan proses iteratif (iterative process) dari pengembangan sistem.

   Tahapan-tahapan yang dilakukan didalam pengembangan sistem menggunakan metode prototip adalah sebagai berikut.

1. Identifikasi kebutuhan pemakai yang paling mendasar.

Pembuat sistem dapat mewawancarai  pemakai sistem tentang kebutuhan pemakai sistem yang paling minimal terlebih dahulu. Proses ini sama dengan proses analisis di pengembangan sistem model SDLC.

2. Membangun prototip

Prototip dibangun oleh pembuat sistem dengan cepat. Hal ini dimungkinkan karena pembuat sistem hanya membangun bagian yang paling mendasar dulu dari keseluruhan sistem yang paling dibutuhkan terlbih dahulu oleh pemakai sistem. Hal lainnya yang memungkinkan pembuat sistem menggunakan alat-alat bantu generasi  terbaru seperti misalnya DBMS dan CASE.

3. Menggunakan prototip

Pemakai sistem dianjurkan untuk menggunakan prototip sehingga dapat menilai kekurangan-kekurangan dari prototip sehingga dapat memberikan masukan-masukan kepada pembuat sistem.

4. Merevisi dan meningkatkan prototip

Pembuat sistem memperbaiki prototip berdasarkan pengalamannya untuk    membuat sistem sejenis yang baik. Jika prototip belum lengkap, maka proses      iterasi diulang lagi mulai dari nomor 3.

5. Jika prototip lengkap menjadi sistem yang dikehendaki, proses iterasi dihentikan.

Beberapa kelebihan-kelebihan dari metode pengembangan sistem cara prototyping adalah sebagai berikut.

1.     Jika sistem yang dikembangkan ingin digunakan secepatnya karena keputusan yang akan diambil manajer merupakan keputusan yang harus segera dilakukan berdasarkan pada informasi yang diberikan oleh sistem.

2.     Terjadi ketidakpastian terhadap rancangan dari sistem yang dapat berubah dengan berjalannya waktu disebabkan karena kebutuhan informasi pemakai sistem yang belum jelas. Dengan prototyping, sistem akan selalu ditingkatkan jika kebutuhan pemakai dari waktu ke waktu muncul dan dibutuhkan.

3.      Prototyping mendorong partisipasi dan keterlibatan pemakai sistem dalam pengembangan sistem karena sistem akan terus ditingkatkan dari hasil saran-saran yang diberikan oleh pemakai sistem.

Disamping kelebihan-kelebihan dari  prototyping , beberapa kelemahan juga terjadi yaitu sebagai berikut ini :

1.            Kualitas sistem akan berkurang disebabkan sistem tidak dirancang secara terintegrasi sehingga dapat menyebabkan integrasi basis data kurang baik dan hubungan satu bagian dengan bagian lain di sistem kurang terintegrasi.

2.            Dokumentasi dari sistem kurang baik dibandingkan dengan yang diberikan oleh SLDC yang sudah terancang dengan baik.

Baca Juga : Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (1/2)

Makalah Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (1/2)

Pendahuluan

Pengembangan system dengan metode SDLC tidak selalu cocok untuk semua keadaan. Untuk keadaan dimana system informasi harus segera digunakan, pengembangan dengan metode SDLC yang membangun system dengan waktu yang lama sudah tidak tepat lagi. Misalnya dibutuhkan system informasi yang harus segera digunakan. Jika dikembangkan dengan SDLC maka system ini hanya dapat digunakan jika sudah selesai dikembangkan. Oleh karena itu, untuk kasus-kasus tertentu, diperlukan metode pengembangan system yang lain. Pengembangan system metode alternatif ini dapat berupa pengembangan system metode:

·         Pemilihan Model Pengembangan Sistem Informasi

·         Perbandingan Metode Konvensional dengan Metode Alternatif

·         Paket

·         Outsourcing

·         End - User Development

·         Prototyping

            Pada umumnya materi pengembangan system teknologi informasi metode alternative menjelaskan atau menerangkan ada dua konsep pada penelitian atau pengembangan yaitu Metode Konvensional dan Metode Alternatif. Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (Sistem development life cycle), STI di kembangkan oleh analisis system. Analisis system (system analyst). Pemakai system dapat menerima informasi yang dibutuhkan baik secara off line maupun online.

            Sedangkan pada metode alternativ dapat berupa pengembangan system metode paket (package), metode prototype (prototyping), metode pengembangan oleh pemakai  (end – user computing atau end user development) dan metode outsourcing. Dengan memperhatikan kekurangan – kekurangan dan kelebihan- kelebihan pada empat metode berbeda. Sesuai dengan proyek yang bersangkutan atau penelitian.

Pemilihan Metode Pengembangan Sistem Informasi

Beberapa factor menentukan pemilihan metode pengembangan sistem teknologi informasi. Factor-faktor tersebut antara lain:

1.      Ketersediaan paket,

2.      Sumber daya system teknologi informasi,

3.      Dampak dari system, dan

4.      Jadwal pemakaian system.

Prioritas pertama pemilihan metode pengembangan system teknologi informasi (STI) umumnya adalah jatuh pada paket. Ketersediaan paket perlu diperiksa. Banyak paket yang tersedia untuk aplikasi paket yang umum, misalnya aplikasi akuntansi, operasi-operasi pokok perbankan, dan lainnya. Untuk aplikasi yang khusus, misalnya DSS untuk permasalahan yang unik, biasanya tidak tersedia paketnya, sehingga harus dikembangkan sendiri.

Jika paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh factor kemampuan sumber daya (resources) dari department system teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsorcing.

Metode berikutnya yang perlu dipertimbangkan setelah metode EUC adalah metode prototipyng. Pertimbangan metode ini adalah jadwal pemakaian STI yang harus segera tidak dapat menunggu terlalu lama lagi. Metodeprototipyng banyak digunakan untuk mengembangkan STI yang harus segera dioperasikan jika tidak proses pengambilan keputusan akan menjadi terlambat.Jika jadwal pemakain system masih lama dalam arti STI tidak harus diselesaikan dan dioperasikan dengan segera, metode SDLC dapat dipilih. Diagram alir berikut ini menunjukan proses pemilihan metode pengembangan STI berdasarkan factor-faktor yang dipertimbangkan. 

Gambar Pemilihan metode-metode pengembangan STI

Perbandingan Metode Konvensional dengan Metode Alternatif

Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (system development life cycle), STI dikembangkan oleh analis system. Analis system (system analyst) adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan system secara professional. Alasan menggunakan analis system di metode SDLC adalah karena metode ini digunakan untuk mengembangkan system teknologi informasi yang kompleks. STI yang kompleks perlu di analis oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga permasalahan dapat di pecahkan dan kebutuhan pemakai system dapat diidentifikasi dengan benar. Setelah STI berhasil dikembangkan oleh analis system, STI ini umumnya dioperasikan oleh departemen system informasi. Pemakai system dapat menerima informasi yang dibutuhkan baik secara off-line, yaitu dengan menerima informasi yang didistribusikan oleh departemen system informasi secara periodic atau secara on-line, yaitu dengan mengakses informasi melalui terminal di pemakai system ke basis data di departemen system informasi.

Pengembangan STI model outsourcing dilakukan oleh pihak ketiga dan sekaligus dioprasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan STI ini dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga atau dapat menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang mengoprasikan STI ini.

     Table berikut ini menunjukkan perbedaan siapa yang mengembangkan dan siapa yang mengoprasikan antara metode – metode pengembangan sistem yang ada

Paket

Paket yang tersedia dapat berupa program aplikasi yang sederhana, misalnya hanya aplikasi penggajian atau aplikasi persediaan saja di fungsi akuntansi sampai ke program aplikasi yang lengkap dan komplek misalnya ERP. Jika paket tersedia, perusahaan tidak perlu merancang dan menulis sendiri program aplikasinya.

            Di dalam memilih paket, tiga faktor perlu di perhatikan. Faktor – faktor ini adalah sebagai berikut ini:

1.       Spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Spesifikasi merupakan kemampuan paket yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2.       Ketersediaan paket.

Setelah spesifikasi perusahaan sudah dapat diidentifikasikan, perusahaan dapat    mencari   paket aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3.       Mengevaluasi kebutuhan paket.

Dari beberapa paket yang tersedia yang memenuhi kebutuhan perusahaan, paket yang dipilih harus yang paling baik dalam arti yang kemampuan paketnya paling memenuhi kebutuhan perusahaan. Beberapa kriteria harus di perhatikan dalam mengevaluasi kemampuan paket.

Tiga hal dapat dilakukan oleh perusahaan setelah paket yang dicari ditemukan dan dipilih yaitu sebagai berikut ini.

1.        Paket digunakan tanpa perubahan.

Paket seperti ini biasanya adalah paket yang sederhana atau paket untuk aplikasi yang umum, misalnya paket untuk aplikasi akuntansi (misalnya MYOB, DacEasy, Peachtree dan lainnya) biasanaya bersifat umum dan dapat di gunakan di hampir semua organisasi tanpa harus di adakan modifikasi.

2.       Paket di modifikasi.

 Kasus ini biasanya dilakukan jika:

a.   Kebutuhan yang di minta oleh perusahaan belum dapat di penuhi oleh paket yang di pilih.

b.   Yang di anggap benar adalah proses dari perusahaan bukan proses dari paket sehingga paket harus menyesuaikan perusahaanya.

3.      Perusahaan yang di modifikasi.

Kasus ini merupakan kebalikan dari kasus di atas. Kasus ini biasanya di lakukan jika :

a.   Kebutuhan yang diminta sudah dipenuhi oleh paket yang dipilih.

b.   Yang dianggap benar adalah proses dari paket bukan proses dari perusahaan sehingga perusahaan yang harus disesuaikan.

Proses ini biasanya dilakukan jika perusahaan akan mengadakan rekayasa proses bisnis (business process reengineering atau BPR) melalui penggunaan teknologi sistem informasi. BPR merupakan perubahan proses yang radikal dan dipercaya akan lebih efektip jika di gunakan sistem teknologi informasi. Paket mempunyai beberapa kelebihan – kelebihan sebagai berikut ini:

Kelebihan paket:

1.      Kualitas paket yang baik.

2. Dapat digunakan dengan seketika
3. Harga paket relatif murah
4. Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering atau BPR)
5. Kompatibel dengan sesama pengguna paket.

Kekurangan Paket:

1. Tidak sesuai dengan aplikasi yang unik
2. Perbaikan, modifikasi dan pengambangan paket sulit dikerjakan sendiri
3. Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya.
4. Ketergantungan dari pemasok

Outsourcing

Jika paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh factor kemampuan sumber daya (resources)dari departemen system teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.

a.       Kelebihan-kelebihan dan Kekurangan-kekurangan Outsourcing

Outsourcing menjadi pilihan karena mempunyai beberapa kelebihan-kelebihan sebagai berikut ini :

1.      Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakanoutsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.

2.      Mengurangi waktu proses, karena beberapaoutsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

3.      Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

4.      Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan piahak outsourcer mempunyainya.

5.      Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.

6.      Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

7.      Mengurangi resiko kagagalan investasi yang mahal.

8.      Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat – saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak di manfaatkan pada waktu yang lainnya.

9.      Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan ini adalah sebagai berikut ini.

1.      Jika aplikasi yang di-outsource  adalah aplikasi yang stratejik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat ditiru oleh pesaingnya yang jug a dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.

2.      Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus di hubungi terlebih dahulu.

3.      Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

4.      Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

b.      Keputusan Insourcing lawan Outsourcing

Berdasarkan Besarnya Budjet

Dari keputusan insourcing  atau ousourcing dapat ditentukan sebagai berikut ini.

1.   De facto insourcing.

Keputusan ini merupakan keputusan 100% budjet untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.

2.   Total in-sourcing.

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80% budjet) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

3.   Selective outsourcing.

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80% budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.

4.   TotaL outsourcing.

Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80% budget) pengembangan dan operasi kegiatan IT kepada penyedia jasa luar.

Berdasarkan Jenis Aplikasinya : Strategik dan Kritikal

Selain outsourcing sekarang menjadi alternative untuk dipilih, tidak setiap aplikasi tepat untuk di outsource-kan. Petuah konvensional mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi yang dapat di outsource-kan adalah aplikasi-aplikasi yang jenisnya tidak strategic dan tidak kritikal.

Menurut petuah konvensional ini, jika aplikasi bersifat strategic dan di outsource-kan, maka akan kehilangan keuntungan kompetisinya sehingga tidak menjadi strategic lagi. Kehilangan keuntungan kompetisinya karena outsource dapat menyediakan jasa semacam kepada pesaing, sehingga pesaing dapat mempunyai aplikasi yang sama.

            Petuah konvensional juga menyarankan untuk tidak mengoutsource-kan aplikasi-aplikasi yang kritis, dengan alasan jika terjadi gangguan dengan aplikasinya, maka akan sangat terlambat untuk diperbaiki karena aplikasi tersebut dikerjakan di tempat outsourcer yang terpisah dari tempat perusahaan.

Berdasarkan Kontribusi Aktivitas TI terhadap Operasi dan Posisi Bisnis.

Keputusan apakah system teknologi informasi akan di-outsource atau di-insource dapat juga ditentukan dengan kontribusi aktivitas TI tersebut terhadap operasi dan posisi bisnis. Dengan demikian terdapat dua dimensi untuk mengevaluasi keputusan outsourcing ini, yaitu sebagai berikut:

1.      Kontribusi TI terhadap posisi bisnis, terdiri dari:

a.   Diferensiasi (differentiation), yaitu aktivitas TI memberi  yaitu aktivitas TI memberi kontribusi posisi bisnis yang stratejik yang dapat membuat perusahaan berbeda dengan perusahaan lainnya.

b.   Komoditas (commodity), yaitu aktivitas TI hanya seperti komoditas biasa tidak menyumbangkan posisi stratejik pada perusahaan.

2.      Kontribusi TI terhadap operasi bisnis, terdiri dari:

a.   Kritikal (critical), yaitu TI digunakan untuk operasi bisnis yang kritikal.

b.   Berguna (useful), yaitu TI sangat berguna untuk digunakan pada operasi bisnis, tetapi bukan untuk operasi bisnis yang kritikal.

 Dari dua dimensi ini dapat diperoleh empat kategori kontribusi TI terhadap operasi dan posisi bisnis sebagai berikut ini:

ü  Diferensiasi Kritikal (critical differentiation).

Aktivitas TI dapat memberikan kontribusi posisi stratejik pada perusahaan dan pada operasi yang kritikal, sehingga aplikasi TI harus dikembangkan dan dioperasikan sendiri di dalam perusahaan. Kategori ini disebut insource.

ü  Komoditas Kritikal (critical commodities).

Aktivitas TI digunakan untuk operasi perusahaan yang kritikal tetapi tidak memberikan posisi yang stratejik pada perusahaan. Apikasi TI semacam ini dapat di-outsource-kan, sejauh masalah kritikal yang mungkin terjadi harus dipikirkan dan diatasi. Kategori ini disebut best source.

ü  Komoditas Berguna (useful commodities).

Aktivitas TI tidak digunakan untuk operasi yang kritikal dan tidak memberikan posisi stratejik pada perusahaan. Aplikasi TI semacam ini sangat mungkin untuk di-outsource-kan. Kategori ini disebut dengan outsource.

ü  Diferensiasi Berguna (useful differentiation).

Aktivitas TI tidak digunakan untuk operasi yang kritikal tetapi memberikan posisi stratejik pada perusahaan. Aplikasi TI semacam ini sebaiknya tidak untuk di-outsource-kan. Kategori ini disebut dengan eliminate atau migrate.

 Gambar Keputusan Outsourcing Berdasarkan Posisi dan Operasi Bisnis.

Berdasarkan Analisis Strategic Grid

      Aplikasi TI yang memberikan posisi stratejik kepada perusahaan sebaiknya tidak di-outsource tetapi dikembangkan dan di operasikan di internal perusahaan. McFarlan dan McKenney`s strategic grid dapat digunakan untuk menganalisis kontribusi TI terhadap posisi stratejik perusahaan. Posisi perusahaan di dalam strategic grid ditentukan oleh dua dimensi, yaitu:

1.   Ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang dan

2.   Portofolio pengembangan aplikasi-aplikasi TI di masa depan (ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI di masa depan).

Dari kedua dimensi ini diperoleh empat kuadran, yaitu:

ü  Factory dengan rekomendasi aplikasi TI untuk di-outsource,

ü  Strategic dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource,

ü  Support dengan rekomendasi aplikasi TI untuk di-outsource dan

ü  Turnaround dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource.

      Untuk menentukan posisi aplikasi TI di strategic grid untuk masing-masing dimensi dapat dianalisa lewat pengisian daftar pertanyaan yang sudah disediakan oleh Cash et al. (1992). 

Baca Juga : Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode Alternatif (2/2)

Kaidah-Kaidah Fikih Tentang Keuangan Islam (2/2)

24. Apa yang dibolehkan adanya kemudharatan di ukur menurut kadar kemudharatannya.

yang membolehkan seseorang menempuh jalan yang semula haram itu adalah karena kondisi yang memaksa. Jika keadaannya sudah normal maka hukum akan kembali menurut statusnya. Oleh karena itu, wajar kalau syara memberi batas dalam mempergunakan kemudahan karena darurat itu menurut ukuran daruratnya semata-mata untuk melepaskan diri dari bahaya. 

25. Mengutamakan orang lain dalam urusan ibadah adalah makruh dan dalam urusan selain ibadah adalah disenangi 

contoh penerapannya adalah mendahulukan orang lain dalam menerima zakat atau mengutamakan orang lain dalam kesempatan bekerja dengan harapan agar orang lain itu mendapat keuntungan yang lebih banyak dan sebagainya adalah terpuji, sedangkan seorang makmum dalam sholat berjamaah mengetahui bahwa di shaf awal masih ada yang kosong, kemudian menyuruh orang lainmengisinya adalah makruh hukumnya. 

26. Pengikut hukumnya tidak tersendiri 

contohnya, seperti jual beli binatang yang sedang bunting, anak yang di dalam kandungannya termasuk ke dalam akad itu. Menyembelih hewan yang sedang bunting, setelah dikeluarkan ternyata mati, ini termasuk dalam penyembelihan induknya. Begitu juga ulat yang ada di dalam buah-buahan seperti ulat makanan dan sayur-sayuran, boleh dimakan asal tidak dipisahkan dengan makanan atau sayuran tersebut. 

27. Dapat dimaafkan bagi yang meniru, tidak demikian bagi yang memulai 

contoh penerapannya, jual beli tanaman muda tidak boleh, melainkan harus ditebas atau ditebang seketika. Jika menjual sebidang tanah, maka tanaman apapun yang ada di dalamnya biar masih muda sekalipun hukumnya boleh, karena tanaman-tanaman tersebut ikut terjual. 

28. Mengamalkan maksud suatu kalimat lebih utama dari pada menyianyiakan 

orang berwasiat memberikan hartanya kepada anak-anaknya padahal ia sudah tidak mempunyai anak lagi kecuali cucu-cucunya, maka harta harus diberikan kepada cucu-cucunya 

29. Rela terhadap sesuatu adalah juga rela terhadap apa yang timbul dari sesuatu itu

yang timbul dari sesuatu yang telah diizinkan tidak ada pengaruh baginya.

30. “Fardhu itu lebih utama daripada sunnat”

contohnya, membebaskan pembayaran hutang orang yang dalam kesulitan, lebih utama daripada penundaan pembayaran hutang, karena pembebasan pembayaran hutang hukumnya sunnat, sedangkan penundaan hutang hukumnya wajib dibayar oleh orang yang berhutang

31. Sesuatu yang sedang dijadikan obyek perbuatan tertentu, tidak boleh dijadikan obyek perbuatan tertentu yang lain

contohnya, tidak boleh barang yang sudah dijadikan jaminan sesuatu hutang, kemudian dijadikan hutang yang lain. Demikian pula, orang yang sudah kontrak dengan suatu perusahaan dalam tertentu tidak boleh mengadakan kontrak kerja lagi pada waktu yang sama dalam masalah itu. 

32. Barang siapa berusaha menyegerakan sesuatu yang sebelum waktunya, menanggung akibat tidak mendapatkan sesuatu itu 

Contohnya : 

Dalam masalah waris, karena salah seorang anggota ahli waris tergesa-gesa untuk mendapatkan harta waris kemudian membunuh terhadap orang yang akan meninggalkan harta waris, maka akibatnya si pembunuh tidak boleh mendapatkan harta warisan 

Khamar kalau berubah menjadi cuka dengan sendirinya, maka hukumnya menjadi halal. Namun jika berubahnya karena rekayasa, maka hukumnya tetap haram. 

33. Kekuasaan yang khusus lebih kuat daripada kekuasaan yang umum 

contohnya, seorang hakim tidak dapat mendayagunakan harta anak yatim yang berada di bawah kekuasaan wali/orang yang mendapat washiat/kepercayaan dari ayah anak yatim itu sebelum meninggal, sebab wali dan orang yang mendapat kepercayaan/washiat tadi adalah mempunyai kekuasaan khusus terhadap anak yatim itu. Kedudukannya lebih kuat dari kedudukan hakim.

34. Tidak dipegangi sesuatu (hukum) yang berdasarkan pada zhan (dugaan kuat) yang jelas salahnya 

contohnya seperti orang yang memberikan zakat kepada orang yang ia kira mustahiknya padahal bukan, maka tidak sah zakatnya. Begitu juga halnya jika seseorang mantan suami memberi nafkah kepada mantan istrinya yang telah di talak bain, karena mantan istrinya sedang hamil, akan tetapi ternyata tidak hamil, maka mantan suami itu berhak menarik kembali uang nafkah yang telah diberikannya. 

35. Berbuat yang bukan dimaksud berarti berpaling dari yang dimaksud 

contohnya seperti orang berusaha mengambil syuf’ah. Pada waktu berjumpa dengan orang yang telah membelinya, dia berkata 

“kamu beli dengan harga berapa?” atau “apakah kamu telah membelinya dengan harga murah?” di sini hak syuf’ah menjadi gugur, sebab mengambil syuf’ah harus segera. 

36. Sesuatu yang tidak dicapai keseluruhannya tidak ditinggalkan keseluruhannya 

37. Sesuatu yang tidak dicapai seluruhnya tidak ditinggalkan sebagaiannya.

contohnyajika harta yang dimiliki sudah mencapai nishab untuk dikeluarkan zakatnya, hanya saja sebagian ada padanya, sedang sebagian lagi ada pada orang lain, wajib dikeluarkan zakat apa yang ada padanya itu seketika.

Baca Juga : Kaidah-Kaidah Fikih Tentang Keuangan Islam (1/2)